O Construtor de Workflows Visuais da SharpSpring oferece uma interface para que você crie e edite as jornadas dos seus leads.
Este artigo fornece informações sobre vários aspectos do Construtor de Workflows Visuais.

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Entendendo os Workflows Visuais

Com o Construtor de Workflows Visuais, você pode construir workflows de automação simples ou complexos, utilizando uma combinação de gatilhos e filtros para disparar ações ou grupos de ações. Isso significa que você pode construir diagramas visuais das jornadas dos seus leads, a fim de controlar os caminhos que estão tomando rumo à conversão. Estes diagramas são chamados de workflows visuais.

Um workflow visual é uma sequência de gatilhos, filtros e ações.

Para maiores informações sobre a terminologia da automação, confira o artigo Visão Geral de Automações.

Criando Workflows Visuais

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Clique em Criar > Workflow Visual.
Dê um nome para o workflow visual.
Clique em OK.

Editando Workflows Visuais

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflow Visuais.
Insira o nome do workflow desejado na caixa de texto Pesquisar Workflows Visuais.
Clique no nome do workflow visual.

Adicionando Gatilhos em Workflows

Todo workflow visual deve começar com um gatilho, que é o evento inicial que dispara a automação. Para adicionar gatilhos em workflows, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow visual.
Sob Iniciar, clique em + Adicionar Gatilho.
Selecione o gatilho desejado.
Defina os parâmetros do gatilho, de acordo com a sua necessidade.
Clique em OK.

Workflows podem ser simples e possuir apenas um gatilho principal ou ser mais complexos, caso necessário.

Ao criar um gatilho, você ramifica o workflow. Os workflows podem possuir diversos fluxos, cada um realizando atividades diferentes.

Um workflow específico pode possuir diversas atividades ocorrendo paralelamente ou de forma separada. O resultado de cada interação provoca ações diferentes.

Nota: para deletar um gatilho, clique em Deletar. Ao fazer isso, todo o conteúdo abaixo do gatilho também será deletado.

Para maiores informações sobre gatilhos de workflows, confira o seguinte artigo.

Adicionando Conteúdo de Ramificações em Gatilhos

Os gatilhos são apenas uma parte do que faz um workflow funcionar. Enquanto iniciam uma cadeia de eventos, eles dependem do conteúdo das ramificações - ações, filtros, atrasos e grupos de ações - a fim de continuar ou concluir tal evento.

Assim, a criação de workflows consistentes requer a utilização dos conteúdos das ramificações para orientar os gatilhos quanto ao que fazer. Para adicionar conteúdo de ramificações aos gatilhos, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow visual.
Sob um gatilho criado, clique em + Adicionar.
Escolha uma das opções seguintes:
Defina os parâmetros do conteúdo o quanto for necessário.

Ações: ações disponíveis dentro do workflow visual.
Filtros: critérios adicionais que um lead deve cumprir, antes de passar para uma ação.
Atraso: define um intervalo de tempo entre as ações.
Grupo de ação: conjunto de ações construídas anteriormente como um grupo de ação.

6. Clique em OK.

7. Adicione ações, filtros, atrasos ou grupos de ações complementares o quanto for necessário.

Nota: para deletar um gatilho, clique em Deletar. Ao fazer isso, todo o conteúdo que o segue diretamente também será deletado.

Nota: para definir uma ramificação criada como repetível no workflow, clique em Tornar Repetível.

Assim como os gatilhos, os conteúdos das ramificações podem ser simples ou complexos. A partir do momento que um gatilho inicia uma ramificação no workflow, as ramificações podem se separar em conteúdos diferentes.

Por exemplo, uma ramificação pode possuir diferentes ações que partem de um mesmo gatilho, cada um realizando atividades diversas. Estas ações podem, por sua vez, possuir múltiplos filtros ou atrasos que os seguem, cada um acionando mais ações.

Para maiores informações sobre ramificações em diferentes fluxos, confira confira o seguinte artigo.

Visualizando e Editando o Conteúdo

Você pode pré-visualizar sites, e-mails, formulários, páginas, e alguns tipos de arquivos de mídia direto no Editor do Workflow Visual. Com um Workflow Visual, você pode ver todos os aspectos da sua automação a partir de uma única interface, o que faz dessa funcionalidade uma ferramenta ideal para sua estratégia de marketing.

Importante: o Editor de Workflow Visual não é suportado pelo Internet Explorer 11. Use um dos outros navegadores suportados pela SharpSpring para criar Workflows Visuais.

Os Workflows têm os seguintes gatilhos disponíveis:

Copiando Workflows Visuais

Você pode fazer cópias de workflows visuais. Isso economiza tempo, já que exige apenas um workflow para criar diversas cópias. Essas cópias podem ser complexas ou possuir apenas poucas modificações pequenas.

Para copiar um workflow visual, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Localize o workflow desejado.
Clique em Mais Opções > Copiar.
Opcionalmente, renomeie o workflow visual.
Clique em OK.

Workflows copiados abrem em uma nova janela com todos as conteúdos das ramificações copiados. Nesta janela, você pode modificar de acordo com a sua necessidade.

Exportando Workflows Visuais

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow visual.
Clique em Opções > Exportar para PDF.
Na janela pop-up ou na aba do seu navegador que aparece, salve ou faça download do arquivo .PDF.

Nota: o processo para baixar o arquivo .PDF pode variar de acordo com o tipo de navegador e o leitor de .PDF usado.

Gatilhos Abertos e Fechados

O Editor de Workflows Visuais inclui opções para gatilhos dispararem se as condições do gatilho forem atendidas. Essa condição interage com o item relacionado, originado no workflow ou no grupo de ação especificados. Gatilhos abertos e fechados estão disponíveis para qualquer gatilho de ramificação. As opções de gatilho são as seguintes:

Gatilho fechado: disparar o gatilho somente se o e-mail for enviado como parte do workflow em questão.

Gatilho aberto: permite que esse gatilho seja acionado mesmo se o e-mail for enviado como e-mail inteligente, para uma lista ou por outro grupo.

Gatilhos fechados e abertos permitem que você crie vários cenários dentro do mesmo workflow visual. Ainda, permitem que você escolha, com base em cada gatilho, se a lógica condicional deve ser aplicada ou se qualquer ação de lead que atenda às condições deve disparar o gatilho.

Por exemplo, um gatilho fechado de visitas a partir do e-mail com uma ação pai de envio desse e-mail só será acionado se as visitas desse e-mail tiverem sido enviadas a partir daquele workflow em questão. Não serão acionadas se as visitas tiverem vindo "de fora" do workflow, como a partir do envio de um e-mail inteligente, para uma lista ou através de outro grupo de ação.

Para utilizar gatilhos abertos e fechados, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow visual.
Crie um gatilho de qualquer tipo.
Sob o gatilho, crie uma ação.
Selecione enviar o e-mail.
Sob a ação, crie um gatilho.
Selecione qualquer uma das opções: visitas do e-mail ou visualiza a mídia.
Selecione Gatilho Aberto ou Gatilho Fechado.
Opcionalmente, selecione Remover do Grupo de Ação Principal.

Nota: ao selecionar Remover do Grupo de Ação Principal, o workflow se ramificará e não estará mais conectado ao workflow original. O lead não estará mais associado ao workflow inicial e receberá ações apenas dessa nova ramificação.

Você pode iniciar um workflow visual com vários gatilhos. No entanto, é importante observar que esses gatilhos serão avaliados como uma condição de "OU". O que significa que um lead pode cumprir os requisitos do gatilho A ou do gatilho B ou do gatilho C e ser adicionado ao grupo de ação a seguir. A opção de "E" para os gatilhos deve ser pensada usando uma combinação de Gatilho + Filtros. Sendo assim, use um único gatilho mais genérico combinado com filtros para criar ramificações mais específicas e restringir o critério de entrada.

Desativando e Reativando Workflows Visuais

Workflows visuais não podem ser deletados, mas podem ser desativados. Workflows desativados não disparam.

Desativando Workflows

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Clique no menu de Atividade.
Selecione Ativo.
Localize o workflow visual desejado.
Clique em Opções > Desativar.
Opcionalmente, clique na opção Impedir leads que já estão no workflow de serem adicionados a outros ramos.
Clique em OK.

Reativando Workflows

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Clique no menu de Atividade.
Selecione Inativo.
Localize o workflow visual desejado.
Clique em Opções > Ativar.

Nota: você não pode ativar workflows visuais sem gatilhos.

Definindo o Status de Atividade

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow visual.
Clique para Ativar ou Desativar a opção “Workflow está”.

Workflows visuais desativados possuirão o botão Inativo ligado. Os workflows visuais ativos terão o botão Ativo ligado.

Perguntas Frequentes

P: Como que eu salvo um Workflow Visual?

R: Gatilhos, filtros e grupos de ação são salvos automaticamente uma vez que são adicionados ao Workflow Visual.

P: Quais as diferenças entre Grupos de Ação e Ramificações?

R: Os grupos de ação reutilizáveis são uma coleção de eventos independentes que podem ser adicionados em um workflow visual ou agendados manualmente para uma lista. Ramificações não são grupos de ação. Ramificações referem-se a uma coleção de ações criadas para uso somente dentro de um workflow visual. Como o nome indica, essa coleção de ações se ramifica a partir do grupo de ação e depende de critérios adicionais para funcionar. As ramificações não são independentes do workflow, sendo assim, não poderão ser adicionadas em outros workflows visuais diferentes daquele.

P: Meus workflows visuais e grupos de ação serão exibidos na página do Grupo de Ação e vice-versa?

R: Workflows visuais permanecerão separados dos grupos de ação pré-existentes. Estes não estarão acessíveis na mesma página.

P: Os workflows visuais serão acionados com base nas alterações feitas por meio de importações ou edição em massa?

R: Não. Workflows visuais não serão acionados com base nessas alterações.

P: Como faço alterações fora de um grupo de ação?

R: O grupo de ação deve ser salvo antes de se fazer qualquer alteração fora do grupo de ação.

P: Posso renomear as ramificações no meu workflow visual?

R: Para renomear a ramificação, basta clicar na barra verde acima do seu grupo de ação e digitar um novo nome. O nome será salvo automaticamente.

P: Como posso ver em que ponto um lead está no workflow visual?

R: Na guia de Subscrições na página do lead, o nome do workflow visual será exibido, seguido do nome da ramificação específica da qual o lead participou. Na página principal dos Workflow Visuais, você pode ver ainda a última vez que o workflow visual foi executado.

P: Os workflows visuais podem ser repetíveis?

R: Os workflows visuais são repetíveis se os grupos de ação forem repetíveis.

P: Como os atrasos funcionam nos workflows?

R: Atrasos são intervalos de tempo baseados no evento anterior. Ao adicionar atrasos em um workflow visual, o atraso é referente ao evento anterior.

P: Como os atrasos funcionam ao usar grupos de ação?

R: Os atrasos com grupos de ação são estruturados em torno do momento em que o lead entra no grupo de ação e não quando o lead conclui a ação. Em um workflow com um grupo de ação independente referenciado, os atrasos adicionados a ações ou grupos de ação subseqüentes na mesma ramificação começarão antes das ações ou grupos de ação.