A sincronização de e-mail é uma ferramenta poderosa que permite conectar sua caixa de entrada à SharpSpring. Uma vez ativada, qualquer e-mail que você enviar por meio dessa caixa de entrada e qualquer E-mail Inteligente que você enviar da SharpSpring será registrado. Dessa forma, você pode acompanhar os e-mails de sua equipe e de sua equipe com seus leads. Este artigo fornecerá detalhes e informações sobre como sincronizar seu e-mail à Sharpspring.

Usuários com acesso:

Administradores
Gerentes da Empresa
Gerentes de Marketing
Gerentes de Vendas
Consultores de Vendas
Vendedores

Como funciona o SMTP

Ao enviar um E-mail Inteligente, o SMTP é a parte do processo que envia e-mails que estão sendo enviados para um servidor de e-mail. POP e IMAP são a outra metade do processo, que recupera e-mails de um servidor.

Para o SMTP, o servidor de e-mail fará o seguinte:

Determinar se um remetente de e-mail tem autoridade ou direito para enviar um e-mail
Enviar o e-mail solicitado, se possível
Devolver mensagens não entregues ao remetente

Os servidores de e-mail SMTP dividem os endereços de e-mail em duas partes: o ID do destinatário e o nome do domínio. Em um endereço de e-mail, o ID do destinatário é o nome do alias de identificação que vem antes do símbolo @. O nome de domínio é o domínio do provedor de e-mail, que vem depois do símbolo @.

Considere o seguinte endereço de e-mail: usuariodeemail2000@email.com. Neste endereço de e-mail, e-usuariodeemail2000 é o ID do destinatário e email.com é o nome do domínio.

Ao enviar um E-mail Inteligente, um servidor de correio SMTP tentará localizar o servidor de e-mail de destino que compartilha o nome de domínio (o e-mail que você sincronizou).

Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para usuariodeemail2000@email.com, o servidor SMTP localizará o servidor de e-mail email.com e enviará o e-mail para lá. Para fazer isso na SharpSpring, primeiro você terá que configurar a Sincronização de E-mail.

Limitações do SMTP

Embora o processo de envio via SMTP seja basicamente o mesmo em diferentes provedores de e-mail, a quantidade de e-mails que podem ser enviados, bem como outros recursos disponíveis, pode variar substancialmente de provedor para provedor. Essas limitações estão ligadas principalmente a limites para o envio, de uma forma ou de outra.

Esses limites podem incluir:

O número máximo de destinatários que podem ser definidos
Tamanho geral do arquivo de um e-mail
Quantos e-mails podem ser enviados a uma taxa diária ou por hora

Quando estes limites são excedidos, você não poderá enviar e-mails até que os mesmos sejam redefinidos. É importante entender que essas limitações são salvaguardas e destinam-se a limitar o número de e-mails enviados por meio de servidores SMTP. Essas salvaguardas estão em vigor para proteger a reputação do remetente. Como sempre, o envio de muitos e-mails pode fazer parecer que você está enviando spam ou abusando de seus privilégios de envio.

Os principais provedores de e-mail têm diferentes limitações de SMTP. Esteja ciente de que essas limitações estão constantemente mudando e que as informações a seguir podem estar desatualizadas. Para mais informações, consulte a política SMTP do seu provedor de963 e-mail.

AOL	Gmail	Hotmail
Máximo de 100 destinatários (por e-mail)	Máximo de 100 destinatários (máximo diário)	Máximo de 100 destinatários (máximo diário)
Máximo de 500 destinatários (por conexão)	Máximo de 500 destinatários (por conexão)	Máximo de 100 destinatários (por conexão)
Limite de tamanho de 16 MB (por e-mail)	Limite de tamanho de 10 MB (por e-mail)	Limite de tamanho de 25 MB (por e-mail)

Office365	Panorama	Yahoo
Máximo de 10.000 destinatários (limite de taxa diária)	300 e-mails (máximo diário)	500 e-mails (máximo diário)
Máximo de 500 destinatários (por conexão)	Máximo de 100 destinatários (por e-mail)	Máximo de 100 destinatários (por e-mail)
Limite de tamanho de 25 MB a 150 MB (por e-mail, varia de acordo com a licença)	Limite de tamanho de 50 MB (por e-mail)	Limite de tamanho de 25 MB (por e-mail)

Compreenda a Sincronização de e-mail

Quando a Sincronização está ativada, a Sharpspring examina a caixa de entrada / saída do cliente habilitado e localiza correspondências para os endereços de e-mail atualmente no sistema. Todas as conversas serão puxadas no momento da configuração.

Se o lead já existir na SharpSpring e a sincronização for ativada, os e-mails históricos entre você e esse lead serão registrados na plataforma, caso haja e-mails para esse lead na pasta Enviados do seu e-mail. Se você ativar a sincronização e adicionar o lead depois, nenhum e-mail histórico entre você e esse lead será registrado. Nesse caso, apenas os e-mails futuros aparecerão na Vida do Lead.

Quando um usuário tem o e-mail sincronizado, qualquer E-mail Inteligente será enviado através de sua caixa de correio sincronizada. Isso permite uma melhor entrega de e-mail e uma comunicação pessoal e mais próxima. Por exemplo, se você estiver enviando um E-mail Inteligente e seu e-mail sincronizado for usuariodeemail2000@gmail.com, o destinatário receberá o e-mail da sua conta sincronizada - Gmail, neste caso - e não um domínio da SharpSpring.

Configure a Sincronização de mensagens

Para configurar a Sincronização de E-mail e o rastreamento de provedores predefinidos, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sobre a sincronização.
Selecione uma das seguintes opções na janela exibida:

Gmail
Office365
Outlook

4. Na caixa de texto Nome de usuário, insira o nome de usuário do provedor de e-mail selecionado.

5. Na caixa de texto Senha, insira a senha do provedor de e-mail selecionado.

6. Clique em Conectar.

7. Clique em Fechar.

Após salvar as configurações da sua conta, a SharpSpring começará imediatamente a sincronizar sua caixa de correio. Dependendo do número de e-mails, isso pode levar algum tempo.

Uma vez que a sincronização tenha sido configurada, seus e-mails inteligentes serão enviados do seu domínio conectado e não da SharpSpring. Por exemplo, se a sua sincronização de e-mail estiver configurada para o Gmail, os e-mails inteligentes enviados da SharpSpring virão realmente do seu endereço de e-mail do Gmail.

Importante: se a senha da conta for mudada fora da SharpSpring, a senha também precisará ser mudada dentro da SharpSpring também.

Configure a Sincronização de E-mail Personalizado

SharpSpring também permite que você monitore contas habilitadas para IMAP e exigirá informações para contas de envio IMAP e SMTP.

Configurando a sincronização de IMAP

Para definir e configurar parâmetros IMAP personalizados para a sincronização de
e-mail, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sincronização de e-mail.
Selecione Personalizado.
Na caixa de texto Nome de usuário, insira o nome de usuário do provedor de e-mail que você está usando.
Na caixa de texto Senha, insira a senha do provedor de e-mail que você está usando.
Na caixa de texto Hostname, insira o nome do host para o provedor de e-mail que você está usando.
Na caixa de texto Porta, insira o número da porta do provedor de e-mail que você está usando.
Se necessário, clique no botão

Usar TLS?
Certificado autoassinado?

Configurando a Sincronização de SMTP

Para definir e configurar parâmetros SMTP personalizados para a sincronização de
e-mail, faça o seguinte:

Depois de definir as configurações de sincronização do IMAP, desça até a seção Sincronização do SMTP.
Na caixa de texto Nome de usuário, insira seu endereço de e-mail associado a esse provedor.
Na caixa de texto Senha, insira a senha associada ao endereço de e-mail que você inseriu.
Na caixa de texto Hostname, insira o nome do host SMTP do provedor.
Na caixa de texto Porta, insira a porta SMTP do provedor.
Se necessário para o provedor de e-mail específico, clique no botão Usar TLS?

Usar TLS?
Certificado autoassinado?

7. Clique em Conectar.

8. Clique em Fechar.

Uma vez que a sincronização tenha sido configurada, seus e-mails serão enviados de outros domínios que não o domínio SharpSpring.

Para mais informações sobre como configurar a Sincronização de E-mail com provedores que não estão predefinidos na SharpSpring, consulte o artigo Visão Geral da Sincronização de E-mail.

Uma vez que a sincronização tenha sido configurada, seus e-mails serão enviados de outros domínios que não o domínio SharpSpring.

Importante:

se a senha da conta for alterada fora da SharpSpring, ela também precisará ser alterada dentro do SharpSpring.
Ao usar uma conta IMAP personalizada, verifique se a conta está ativada para que o IMAP seja compatível com a sincronização. Além disso, confirme se as informações do seu e-mail estão corretas. Não fazê-lo pode inviabilizar a integração da sua conta.
Devido à forma como o GoDaddy configura seus serviços IMAP, os usuários do GoDaddy podem ter resultados inconsistentes de sincronização de email ao usar o nome de host SecureServer.net .

Nota: Para obter informações sobre o nome do host e os parâmetros de porta do seu provedor, entre em contato com o administrador.

Desative a Sincronização

Ao desativar a Sincronização de e-mail, você pode optar por manter ou remover todas as comunicações anteriores. Isso significa que, se você escolher remover, todas as entradas de Mail Sync anteriores das entradas de Vida do lead relevantes, bem como oportunidades relevantes. Para desativar a Sincronozação de e-mail, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sobre a sincronização.
Clique em Desabilitar sincronização.
Selecione uma das opções a seguir:

Manter todas as comunicações por e-mail previamente sincronizadas

Remover toda a comunicação por e-mail sincronizada anteriormente

5. Clique em Desativar sincronização.

Depois que a sua sincronização de e-mail for removida, você precisará inserir novas informações para que o SMTP e outros recursos de sincronização sejam ativados.

Além disso, após desabilitar a sincronização, os administradores eventualmente verão a mensagem Sua sincronização de e-mail não está configurada, na barra de ferramentas superior. Sincronize novamente, conforme necessário.

Validando o status da Sincronização de e-mail

Existem diversos fatores na Sincronização de e-mail, fazendo com que o processo possa não conectar ou resultar em erro. No entanto, é possível verificar rapidamente se a Sincronização de e-mail foi bem sucedida.

A página da Sincronização de e-mail fornece um registro de todos os erros recentes. A página detalha a data e o horário que o erro ocorreu, o que foi o erro e qual a melhor solução.

Clique em no Configurações de Usuário > Configurações > Sincronização de e-mail para acessar o registro de todos os erros recentes.

Além disso, as contas de usuários com a Sincronização de e-mail habilitada exibem os seus status de conexão atual, bem como quaisquer problemas relevantes.

Assim que você tiver a Sincronização de e-mail habilitada, o endereço de e-mail associado será atualizado com uma das seguintes cores e status:

Status	Cor	Descrição
Problemas de conexão		Não ocorreu a sincronização devido a erros que perduraram decorridos dois dias devido a erros. A cobrança não será ativado durante este problema.
Erro		Ocorreu um erro ao tentar sincronizar o e-mail da conta do usuário. Os erros incluem, entre outros, o uso de um endereço de e-mail inválido ou certos problemas de conectividade de e-mail.
Pendente		Esta conta de usuário está aguardando um aumento no limite de sincronização da caixa de correio da empresa ou outra pessoa se desconecte da caixa de correio da empresa para que fique dentro do limite de sincronização.
Habilitado		A Sincroniza de e-mail Sync foi habilitado com sucesso para esta conta de usuário.

Para maiores informações sobre a solução de problemas envolvendo erros da Sincronização de E-mail, confira o artigo Sincronização de E-mail: solução de problemas.

Ajustando Limites da Caixa de Correio do Usuário

O número de caixas postais IMAP definidas para sua conta pode ser encontrado nas Configurações do usuário. Você será cobrado US $ 12 por mês para cada caixa de correio adicional, além de suas caixas de correio IMAP alocadas.

Os administradores podem ajustar quantas caixas de correio gostariam de permitir a sincronização em sua instância. Para definir limites de caixa de correio, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Serviçoes e limites.
Desça até a seção de Sincronização de e-mail.
Na caixa de texto Máximo de caixas de email sincronizadas de usuários para sua empresa, insira o número máximo de usuários que você deseja sincronizar para sua empresa.
Clique em Salvar.

As agências podem limitar o número de caixas de correio sincronizadas do cliente. Para mais informações, consulte o artigo Como Gerenciar as Configurações de Cliente.

Adicionando Leads à Lista de Exclusão

Se você não quiser que contatos específicos ou empresas tenham suas comunicações registradas na Vida do Lead, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sincronização de e-mail.
Clique na aba Lista de exclusão de e-mail.
Adicione o contato, e-mail ou domínio da empresa.
Clique no botão + Add correspondente.
Clique em Salvar alterações.

Por padrão, o domínio de e-mail da sua própria empresa já está na Lista de exclusão. Se você quiser desabilitar essa configuração (que não é recomendada), clique em Perfil da empresa.

Endereços IP SharpSpring

A Sincronização de E-mail SharpSpring permite que você visualize e acompanhe todas as conversas de e-mail pessoais com seus leads. Se você estiver sincronizando com um cliente de e-mail habilitado para IMAP, poderá precisar de acesso aos IPs que a SharpSpring usa para se conectar a determinados servidores de e-mail. Esses são IPs estáticos dedicados explicitamente à sincronização IMAP e não serão alterados.

Abaixo está uma lista dos endereços IP de sincronização do IMAP que a SharpSpring usa:

104.196.23.163
104.196.24.90
104.196.55.155
104.196.134.176
104.197.128.1
104.197.144.255

Impulsionando as Vendas

O monitoramento das conversas de e-mail ajudam a impulsionar as vendas na SharpSpring. Por isso, considere o seguinte?

Beneficio em Potencial	Considerações
Lembretes	A sincronização e o acompanhamento funcionam como lembtere de um interesse específico que o lead possui em um serviço ou produto. Os representantes de venda podem navefar rapidamente para um registro de lead e visualizar as correspondências de e-mail diretamente do lead, permitindo que a equipe de vendas comece um diálogo com os interesses específicos do lead em mente.
Prevenção de Conflitos	Evite conflitos com relação a quem é o proprietário do lead visualizando quem inciou a conversa com o lead.
Armazenamento de Conversas	Acelere o processo de vendas guardando diálogos importantes com os leads em uma área de fácil acesso na SharpSpring.
Compreensão do Cenário	Solucuine o problema do "ele disse/ela disse". Ao capturar todas as conversas de e-mail da equipe de vendas com os leads, você pode conferir o que realmente doi dito em um e-mail, reduzindo confusões acerca dos diáogos ocorridos.
Reengajamento	Retome as conversas de onde pararam. Nem todos os leads estão prontos para comprar imediatamente, mas retendo o histórico de comunicação, quando um lead retorna, uma equipe de vendas pode encontrar o último ponto de discussão e retomar a conversa a partir dai.
Conhecimento Contínuo	Reduza a perda de conhecimento do time. Se um consultor de vendas fazer a transição de leads, o novo representante não precisa fazer tudo o que foi feito anteriormente para descobrir os interesses específicos do lead, pois todos os diálogos prévios terão sido armazenados.
Progressão Cronológica	Em oportunidades, revise uma lista cronológica de todas as conversas ds leads com a equipe de vendas.
Tendências de Venda	Utilize o Relatório de atividades para verificar a tendência de quantos e-mails pessoais ajudam a impulsionar as vendas, tendo como base o estágio no pipeline.

Perguntas Frequentes

P: O SMTP impede spam ou phishing?
R: Por si só, não. No entanto, embora não sejam de forma alguma infalíveis, os servidores de correio utilizam salvaguardas para ajudar a lidar com e-mails potencialmente problemáticos. Essas salvaguardas incluem, mas não estão limitadas a:

P: O que representa SMTP para o E-mail Inteligente?

R: Depois de configurar a sincronização, o E-mail Inteligente será enviado através da sua caixa de entrada sincronizada.

P: Se eu sou um administrador, posso configurar a Sincronização de E-mail para outros usuários ou para toda a minha equipe?

R: Não. Cada usuário precisa efetuar o login e seguir essas etapas. Isso ocorre porque a sincronização vincula seu próprio endereço de e-mail ao endereço de e-mail do usuário usado para efetuar login. Assim, cada usuário deve estar logado para configurar sua própria sincronização de e-mail.

P: Por quanto tempo a Sincronização de e-mail extrai informações?

R: A Sincronização de e-mail executa uma única sincronização de histórico que analisa os leads na SharpSpring antes de suas caixas de entrada. Se você ainda tiver um e-mail de dez anos atrás em sua caixa de entrada, a sincronização deve puxar esse e-mail. Da mesma maneira, se você adicionar um lead na SharpSpring após o fato, o conteúdo histórico do e-mail não será puxado. A única maneira de acionar outro histórico de pesquisa é desconectar e reconectar a Sincronização de e-mail. Esteja ciente de que a Vida do lead exibe apenas os 300 eventos mais recentes, o que significa que, mesmo se a Sincrinização de e-mail puxar o histórico de conteúdo, esse conteúdo não será mostrado no registro de um lead.