Como Agendar Lembretes de Tarefas de Venda em Workflows Visuais e Grupos de Ação – SharpSpring Brasil

Apesar de você poder manualmente atribuir tarefas através do Gerenciador de Tarefas da SharpSpring, considere atribuir tarefas de vendas com uma automação especialmente configurada. O Otimizador de Vendas da SharpSpring lhe fornece maneiras de agendar automaticamente lembretes para as suas equipes de vendas quando um lead engatilha um workflow específico.

Isso significa que você não precisa depender somente de notificações de e-mail para atualizar as suas equipes sobre quais são suas tarefas e metas. As tarefas de vendas automatizadas garantem que não existam descompassos entre o momento que o lead engatilha a sua automação criada e o alerta do usuário ou proprietário de lead para continuar o processo de venda.

Este artigo fornece informações sobre como agendar lembretes de tarefas utilizando automação.

Usuários com acesso:

Administradores
Gerentes de Empresa
Gerentes de Marketing

Entendendo os Lembretes de Tarefas de Vendas

Quando você adiciona lembretes de tarefas de vendas em uma automação, o lembrete de tarefa será agendado quando o workflow ou o grupo de ação for engatilhado por um lead. O prazo será a data e o horário definidos. Aqueles atribuídos a essas tarefas encontrarão o lembrete agendado na janela do Gerenciador de Tarefas.

Além disso, a tarefa atribuída estará destacada em roxo, mostrando que foi criada via automação de vendas com o Otimizador de Vendas. Estes lembretes notificarão o usuário atribuído da tarefa da mesma maneira que as tarefas atribuídas manualmente fazem.

Criando Gatilhos em Workflows

As ações dos lembretes de tarefas de vendas requerem workflows com gatilhos para funcionar.

Criando Workflows Visuais

Para criar um workflow visual com um gatilho, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow visual.
Sob Iniciar, clique em + Adicionar > Gatilho.
Selecione o gatilho desejado.
Configure o gatilho como precisar.

Criando Workflows de Oportunidades

Para criar um workflow de oportunidade com um gatilho, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.
Crie ou edite um workflow de oportunidade.
Sob Iniciar, clique em + Adicionar > Gatilho.
Selecione o gatilho desejado.
Configure o gatilho como precisar.

Adicionando Tarefas de Vendas em Workflows Visuais

Uma vez criado o workflow visual com um gatilho, você pode adicionar uma ação de lembrete de tarefa de venda.

Para atribuir tarefas e agendar lembretes com ações de tarefas de vendas em workflows, faça o seguinte:

Sob o gatilho adicionado, clique em + Adicionar > Ação.
Clique em Criar Tarefa de Vendas.
Selecione o tipo de tarefa desejado do menu suspenso Tipo de Tarefa: - Geral; - E-mail; - Telefone; - Reunião.
Selecione uma das seguintes opções no campo Para: - Dia(s) útil(eis) após a tarefa ser atribuída; - Horas e minutos após a tarefa ser atribuída.
Insira um título para a tarefa no campo de texto Título.
Selecione o usuário para atribuir a tarefa no menu suspenso Selecionar Responsável.
Opcionalmente, faça qualquer uma das seguintes opções: - Clique na opção Fazer tarefas em atraso apenas durante o horário comercial; - Clique na opção Quando disponível, atribuir ao proprietário do lead; - Insira notas para a tarefa na seção Recomendações e notas (opcional); - Clique na opção Enviar convite de calendário; - Insira um nome de E-mail Inteligente na seção E-mail Inteligente; - Insira um ítem do Centro de Mídia na seção Item do Centro de Mídia; - Anexe um link rastreável ao item do Centro de Mídia no menu suspenso Selecione um link rastreável.
Clique em OK.
Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos ou ações.
Defina a barra de Atividade para Ativo.

Nota: os lembretes são agendados de acordo com o fuso horário do usuário atribuído.

Nota: quando a opção ---- for selecionada, as tarefas de vendas serão atribuídas somente durante horário comercial.

Adicionando Tarefas de Venda em Workflows de Oportunidade

Uma vez criado um workflow de oportunidade com um gatilho, você pode adicionar uma ação de lembrete de tarefa de venda.

Para atribuir tarefas e agendar lembretes com ações de tarefas de vendas em workflows, faça o seguinte:

Sob o gatilho adicionado, clique em + Adicionar > Ação.
Clique em Criar Tarefa de Venda.
Selecione o tipo de tarefa desejado do menu suspenso Tipo de Tarefa: - Geral; - E-mail; - Telefone; - Reunião.
Selecione uma das seguintes opções no campo Para: - Dia(s) útil(eis) após a tarefa ser atribuída; - Horas e minutos após a tarefa ser atribuída.
Insira um título para a tarefa no campo de texto Título.
Selecione o usuário para atribuir a tarefa no menu suspenso Selecionar Responsável.
Opcionalmente, faça qualquer uma das seguintes opções: - Clique na opção Fazer tarefas em atraso apenas durante o horário comercial; - Clique na opção Quando disponível, atribuir ao proprietário do lead; - Insira notas para a tarefa na seção Recomendações e notas (opcional); - Clique na opção Enviar convite de calendário; - Insira um nome de E-mail Inteligente na seção E-mail Inteligente; - Insira um ítem do Centro de Mídia na seção Item do Centro de Mídia; - Anexe um link rastreável ao item do Centro de Mídia no menu suspenso Selecione um link rastreável.
Clique em OK.
Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos ou ações.
Defina a barra de Atividade para Ativo.

Nota: os lembretes são agendados de acordo com o fuso horário do usuário atribuído.

Nota: quando a opção ---- for selecionada, as tarefas de vendas serão atribuídas somente durante horário comercial.

Importante: para que uma tarefa de venda apareça em uma oportunidade como resultado do Otimizador de Vendas, você deve adicionar um atraso ao workflow.

Adicionando Tarefas de Vendas em Grupos de Ação

Você pode adicionar lembretes de tarefas de vendas em grupos de ação. Para atribuir tarefas e agendar lembretes com ações de tarefas de vendas em grupos de ação, faça o seguinte:

Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Grupos de Ação.
Crie ou edite um grupo de ação.
Sob Iniciar ou sob uma ação aplicável, clique em + Adicionar > Ação.
Clique em Criar Tarefa de Venda.
Selecione o tipo de tarefa desejado no menu suspenso Tipo de Tarefa: - Geral; - E-mail; - Telefone; - Reunião.
Selecione uma das seguintes opções no campo Para: - Dia(s) útil(eis) após a tarefa ser atribuída; - Horas e minutos após a tarefa ser atribuída.
Insira um título para a tarefa no campo de texto Título.
Selecione o usuário para atribuir a tarefa no menu suspenso Selecionar Responsável.
Opcionalmente, faça qualquer uma das seguintes opções: - Clique na opção Fazer tarefas em atraso apenas durante o horário comercial; - Clique na opção Quando disponível, atribuir ao proprietário do lead; - Insira notas para a tarefa na seção Recomendações e notas (opcional); - Clique na opção Enviar convite de calendário; - Insira um nome de E-mail Inteligente na seção E-mail Inteligente; - Insira um ítem do Centro de Mídia na seção Item do Centro de Mídia; - Anexe um link rastreável ao item do Centro de Mídia no menu suspenso Selecione um link rastreável.
Clique em OK.
Complete o grupo de ação com outros filtros, atrasos ou ações.
Defina a barra de Atividade para Ativo.

Nota: os lembretes são agendados de acordo com o fuso horário do usuário atribuído.

Nota: quando a opção ---- for selecionada, as tarefas de vendas serão atribuídas somente durante horário comercial.

Importante: para que uma tarefa de venda apareça em uma oportunidade como resultado do Otimizador de Vendas, você deve adicionar um atraso ao workflow.

Sobre os Atrasos

Caso deseje agendar uma tarefa para um certo tempo depois que a automação for engatilhada, você precisará adicionar atrasos em sua automação de lembrete.

Caso não haja atrasos anexados à ação de tarefa de venda, o lembrete de tarefa ficará agendado para o mesmo dia que a automação for engatilhada.

Caso haja um atraso anexado à ação de tarefa de venda, o lembrete de tarefa ficará agendado para um certo número de dias no futuro, a partir do momento em que a automação tenha sido engatilhada.

Além disso, para que uma tarefa de venda apareça em uma oportunidade como resultado do Otimizador de Vendas, você deve adicionar um atraso ao workflow.