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Como Criar Workflows de Oportunidade

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Com o Otimizador de Vendas habilitado, o Editor de Workflows Visuais da SharpSpring possibilita a criação de automações mais poderosas ainda. Tais automações descarta a necessidade de mover manualmente as oportunidades no pipeline, de um estágio para outro. Isso economiza um tempo considerável, permitindo otimizar seu processo de vendas.

Este artigo detalha como utilizar os gatilhos e as ações especiais do Otimizador de Vendas, através do Editor de Workflows Visuais da SharpSpring.

 

Usuários com acesso:

  • Administradores
  • Gerentes de Empresa
  • Gerentes de Marketing

 

Criando Workflows de Oportunidades

O Otimizador de Vendas possui diversas ações diretamente relacionadas com as oportunidades. Estas ações permitem automatizar como as oportunidades são movidas por entre os pipelines e os estágios, bem como as tarefas de automação para usuários ou proprietários de lead atribuídos às oportunidades. Para criar uma automação de pipeline, utilizando um workflow visual baseado na mudança de estágio, faça o seguinte:

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.

  2. Clique em Criar > Workflow de Oportunidade.

  3. Insira um nome para o workflow.

  4. Clique em OK.

 

 

Editando Workflows de Oportunidade

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.

  2. Clique na aba Workflows de Oportunidade.

  3. Clique no menu Atividade.

  4. Selecione entre Ativo ou Inativo.

  5. Clique no nome do workflow de oportunidade desejado.

Nota: a presença de um workflow de oportunidade dentro do menu Atividade depende se este foi ou não configurado como Ativo.

 

 

Criando Gatilhos de Oportunidade

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Automação > Workflows Visuais.

  2. Crie ou edite um workflow de oportunidade.

  3. Sob Iniciar ou um ramo aplicável do workflow, clique em + Adicionar > Gatilho.

  4. Sob Oportunidade, selecione o gatilho desejado.

O gatilho que você selecionar determinará como a automação de oportunidade será iniciada. Para workflows otimizados, considere utilizar os gatilhos de oportunidades disponíveis, tais como o possui o estágio.

Para maiores informações sobre os gatilhos, confira os seguintes artigos de suporte:

Importante: os gatilhos do workflow de oportunidade não serão disparados para contatos atribuídos a mais de uma oportunidade aberta.

Dito isso, os gatilhos podem ser disparados para os contatos atribuídos a qualquer número de oportunidades fechadas ou arquivadas, mas somente se forem atribuídos a uma única oportunidade aberta.

 

 

Criando Tarefas de Venda

Por mais que você possa manualmente atribuir tarefas através do Gerenciador de Tarefas da SharpSpring, considere também fazer isso utilizando uma automação. As tarefas de venda automatizadas garantem que não haja nenhum descompasso entre o momento em que o lead dispara uma automação e o alerta do usuário/proprietário do lead - sobre a continuação do processo da venda.

Para atribuir tarefas e agendar lembretes com ações de tarefas da venda nos workflows, faça o seguinte:

  1. Sob o gatilho adicionado, clique em  + Adicionar > Ação.

  2. Clique em Criar Tarefa de Vendas.

  3. Selecione o tipo de tarefa desejado no menu Tipo de Tarefa: Geral, E-mail, Telefone ou Reunião.

  4. Selecione uma das seguintes opções na seção Para: Dia(s) útil(eis) após a tarefa ser atribuída ou Horário de funcionamento e minutos após a tarefa ser atribuída.

  5. Insira um título para a tarefa no campo de texto Título.

  6. Selecione o usuário que se deseja atribuir a tarefa no menu Selecionar Atribuinte.

  7. Opcionalmente, selecione uma ou todas as seguintes opções:

  • Clique na opção Fazer tarefas em atraso apenas durante o horário comercial.

  • Clique na opção Quando disponível, atribuir ao proprietário do lead.

  • Insira comentários na tarefa, na seção Notas.

  • Clique na opção Enviar convite de calendário.

  • Insira um nome de E-mail Inteligente, no campo E-mail Inteligente.

  • Clique na opção Solicitar personalização de email inteligente (recomendado).

  • Insira um nome de item, no campo de texto Item de centro de mídia.

  • Anexe um link rastreável em um item de centro de mídia, no menu Selecionar Link Rastreável.

     8. Clique em OK.

     9. Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos, ou ações.

     10. Defina o botão de Atividade para Ativo.
Nota: quando a opção Fazer tarefas em atraso apenas durante o horário comercial for selecionada, as tarefas de vendas serão atribuídas somente em horário comercial.

Importante: para que uma tarefa de venda apareça em uma oportunidade, como resultado do Otimizador de Vendas, você deve adicionar um atraso no workflow.

 

 

Alterando Campos de Oportunidade

Você pode determinar como as oportunidades realizam mudanças nos campos, baseando-se em interações individuais. Para definir que os campos das oportunidades sejam alteradas através de workflows visuais, faça o seguinte:

  1. Sob o gatilho adicionado no workflow criado, clique em + Adicionar > Ação.

  2. Clique em Alterar Campo da Oportunidade.

  3. Selecione o campo desejado no campo de texto Selecione Campo da Oportunidade.

  4. Insira os valores necessários, dependendo do campo selecionado.

  5. Clique em OK.

  6. Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos, ou ações.

 

 

Alterando Estágios de Oportunidade

Você pode automatizar a forma como as oportunidades se movem entre os estágios dentro de um pipeline. Para alterar um estágio da oportunidade através de workflows visuais, faça o seguinte:

  1. Sob o gatilho adicionado no workflow criado, clique em + Adicionar > Ação.

  2. Clique em Alterar Estágio da Oportunidade.

  3. Selecione o pipeline desejado no campo de texto Selecione um Pipeline.

  4. Selecione o estágio desejado no campo de texto Selecione um Estágio de Pipeline.

  5. Clique em OK.

  6. Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos, ou ações.

 

 

Alterando Status de Oportunidade

  1. Sob o gatilho adicionado no workflow criado, clique em  + Adicionar > Ação.

  2. Clique em Alterar Status de Oportunidade.

  3. Selecione entre Fechado/Ganho ou Fechado/Perdido, no menu Novo Status.

  4. Clique em OK.

  5. Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos, ou ações.

 

 

Atribuindo Proprietários de Oportunidades

  1. Sob o gatilho adicionado no workflow criado, clique em  + Adicionar > Ação.

  2. Clique em Atribuir Proprietário de Oportunidade.

  3. Selecione o proprietário de oportunidade desejado, no menu Proprietário de Oportunidade.

  4. Opcionalmente, clique na opção Sobrescrever proprietário de oportunidade existente.

  5. Clique em OK.

  6. Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos, ou ações.

 

 

Removendo dos Workflows de Oportunidade

Você pode configurar automações para remover tarefas de vendas de leads que já foram processados. Para criar automações de remoção, faça o seguinte:

  1. Sob o gatilho adicionado no workflow criado, clique em + Adicionar > Ação.

  2. Clique em Remover do Workflow de Oportunidade.

  3. Insira o nome do workflow desejado no campo de texto Nome do Workflow.

  4. Clique em OK.

  5. Complete o workflow com outros gatilhos, filtros, atrasos, ou ações.

Nota: você pode selecionar somente workflows ativos.

 

 

Como funcionam os Atrasos

Caso deseje agendar um evento para em um momento futuro, após a automação ser disparada, você precisará adicionar atrasos.

Se não houver atrasos atribuídos à ação, esta será agendada para o mesmo dia que a automação foi disparada.

Se houver um atraso atribuído à ação, esta será agendada para um período de tempo específico no futuro, a partir do momento em que a automação foi disparada.

Para certas ações - tais como adicionar uma tarefa de vendas - aparecerem em uma oportunidade, como resultado do Otimizador de Vendas, é obrigatório adicionar um atraso para o workflow.

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