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Utilizar a Ferramenta Migração de CRM

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As migrações de CRM exigem um bom preparo dos dados para garantir o sucesso do processo. É fundamental que os dados que serão importados estejam no formato apropriado para que a migração seja realizada de maneira eficaz e sem atrasos.  

Uma formatação mal feita pode gerar falha na importação e/ou dados conflitantes, exigindo retrabalho para corrigir os problemas. Esse trabalho é de responsabilidade do cliente e pode ser bastante demorado.

A Ferramenta de Migração de CRM da SharpSpring funciona com base em um processo "passo a passo" para realizar a importação de cada uma das cinco áreas possíveis. Isso garante que você adicione os dados corretamente na plataforma, mantendo os relacionamentos de dados corretos.

Este artigo detalha como usar a ferramenta de Migração de CRM.

 

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  • Administradores

 

Preparação para Migrar

A Ferramenta de Migração de CRM possui padrões de integridade de dados bastante estritos, que pode prevenir a importação de dados incompletos. Certifique-se de fazer o upload de todos os leads, contas, oportunidades e afins.

Importante: Antes de iniciar o processo de migração, leia este artigo e, também, o artigo Sobre as Ferramentas de Migração de CRM. Assim, você garante que tudo ocorra de maneira mais eficiente e evita potenciais percalços.

Para preparar o processo de migração de CRM, siga os próximos passos:

  1. Prepare os arquivos .CSV necessários para a migração.

  2. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Contatos > Importar.

  3. Na página Importar Contatos, clique em ferramenta de migração CRM.

  4. Clique em cada uma das seguintes seções para completar o processo de migração:
    • Introdução
    • Contas
    • Contatos
    • Oportunidades
    • Campanhas
    • Notas

Antes de subir arquivos na Ferramenta de Migração, certifique-se de que os arquivos .CSV possuem os relacionamentos devidamente mapeados.

Se uma oportunidade ou outro tipo de registro é mapeado para um lead ou contato que não existe na SharpSpring, o registro não será importado.

Notas:

  • Clique em Omitir seção para pular as seções opcionais que não serão necessárias no seu processo de migração de CRM.

  • Clique em Resetar seção para limpar os mapeamentos e subir um novo arquivo .CSV para uma seção.

 

 

Processo de Migração: Introdução

Para atender aos requisitos da seção de Introdução, faça o seguinte

  1. Leia com atenção todas as informações e instruções listadas.

  2. Para migrações Salesforce, selecione a opção Esta é uma migração do Salesforce?

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  5. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  6. Após ler todas as informações e instruções, clique em Seção completa.

 

 

Processo de Migração: Contas

Para atender aos requisitos da seção Contas, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Contas possua os seguintes campos:
    • Nome da Conta
    • ID CRM da Conta

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Contas.

  7. Nas caixas de texto, selecione os campos que você deseja mapear.

  8. Repita conforme necessário para o correto mapeamento de todos os campos relevantes.

  9. Clique em Seção completa. 

Nota: você pode também marcar a opção Criar um campo personalizado para importar a coluna diretamente a um campo personalizado.

 

 

Processo de Migração: Contatos

Para atender aos requisitos da seção Contatos, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o seu arquivo .CSV de Contatos possui os seguintes campos:
    • Nome da conta / ID CRM da conta
    • ID CRM do Contato
    • Endereço de e-mail
    • Nome
    • Sobrenome
    • Is Unsubscribed

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Contatos.

  7. Na seção Como devemos lidar com duplicatas?, selecione a opção mais adequada para o seu caso.

  8. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  9. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

  10. Clique em Seção completa.

As Contas referenciadas no .CSV de Contatos já devem existir na SharpSpring ou no .CSV de Contas configurado no passo anterior.

Notas:

  • Você pode também marcar a opção Crie um campo personalizado para importar a coluna diretamente a um campo personalizado.

  • Ao sincronizar com a Salesforce, mapeie apenas os campos que vão guardar informações em seus contatos. Não é necessário mapear todos os campos personalizados existentes em seu arquivo .CSV.

 

 

Processo de Migração: Oportunidades

Para atender aos requisitos da seção Oportunidades, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o seu arquivo .CSV de Oportunidades possui os seguintes campos:
    • Nome da conta / ID CRM da Conta
    • Montante
    • Data de fechamento
    • Fechado
    • ID CRM da oportunidade
    • Nome da oportunidade
    • Endereço de e-mail do proprietário
    • Endereço de e-mail do contato principal / ID CRM do Contato
    • Probabilidade
    • Nome da etapa
    • Ganho

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Oportunidades.

  7. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário das oportunidades que não tiverem proprietário definido.

  8. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  9. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

  10. Clique em Seção completa.

Notas:

  • Todos os campos obrigatórios devem possuir um valor — ou seja, não podem estar em branco. Esteja ciente de que os campos personalizados que você definir como obrigatórios deverão estar presentes no seu arquivo .CSV.

  • o campo Data de fechamento (Close Date) é um campo do tipo Data/Hora (DateTime) que contém data e hora nos seguintes formatos:
       •   Data: 01/20/2022
       •   Hora: 12:30:00 PM

  • Os valores dos campos Fechado e Ganho podem ser 1 (True) ou 0 (False).

  • Não inclua os seguintes caracteres, caso contrário haverá erro na importação:
       •   Vírgulas (,) em campos de valor monetário.
       •   Símbolos monetários ($, R$, etc.) em campos de montante.  
    •   Percentuais (%) em campos de probabilidades.

  • você pode também marcar a opção Crie um campo personalizado para importar a coluna diretamente como um campo personalizado.

 

Algumas Considerações Especiais

Ao realizar a importação, esteja ciente do seguinte:

  • O sistema irá checar em sua instância estágios de Pipeline com o mesmo nome citado na planilha. Caso não exista, o estágio será criado.

  • Se você estiver importando estágios para diferentes pipelines, você deve criar os pipelines previamente na SharpSpring. Isso vai garantir que os estágios sejam adicionados aos pipelines corretos.

 

 

Processo de Migração: Campanhas

As Campanhas também podem ser importadas para a SharpSpring, sendo relacionadas aos Contatos e às Oportunidades aos quais estão relacionadas. Este processo, contudo, é um pouco mais complexo e exige três arquivos .CSV diferentes: Campanhas, Campanhas e Contatos e Campanhas e Oportunidades.

Para iniciar o procedimento de importação de Campanhas, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o seu arquivo .CSV de Campanhas possua os seguintes campos:
    • ID CRM da Campanha
    • Nome da Campanha

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Campanhas.

  7. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  8. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

 

 

Processo de Migração: Campanhas e Contatos

Uma vez escolhido o arquivo de Campanhas, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o seu arquivo .CSV de Campanhas e Contatos possua os seguintes campos:  
    • ID CRM da Campanha
    • ID CRM do Contato
    • Primeira Data de Associação do Membro

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  7. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

Importante: ainda que o ID CRM da Campanha e o ID CRM do Contato possam ser os mesmos em diferentes colunas do arquivo .CSV, a migração não irá funcionar se o mesmo ID CRM repete-se em uma mesma coluna do arquivo .CSV.

 

 

Processo de Migração: Campanhas e Oportunidades

Uma vez escolhidos os arquivos de Campanhas e de Campanhas e Contatos, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o arquivo .CSV de Campanhas e Oportunidades possui os seguintes campos: 
    • ID CRM da Campanha
    • ID CRM da Oportunidade

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Campanhas e Oportunidades.

  7. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  8. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

  9. Clique em Seção completa.

 

 

Processo de Migração: Notas

A ultima etapa do processo de migração é opcional. Se você não quiser importar notas, clique em Ignorar seção e importar.

Para iniciar o processo de importação de Notas, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que seu .CSV de Contas possui os seguintes campos:
    • ID CRM da Conta
    • Data de criação
    • Nota
    • Endereço de E-mail do Proprietário

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Contas.

  7. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário dos leads que não tiverem proprietário definido.

  8. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  9. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

Nota: o campo Data de criação (Create Date) possui os seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2022
   •   Hora: 12:30:00 PM

Observação: duas notas da mesma oportunidade ou conta não podem ter a mesma data e hora. Isso irá gerar um conflito e somente a última nota será importada.

 

 

Processo de Migração: Notas e Oportunidades

Uma vez escolhido o arquivo Notas de Contas, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o seu arquivo .CSV de Oportunidades possui os seguintes campos:
    • Data de criação
    • Nota
    • ID CRM da Oportunidade
    • Endereço de E-mail do Proprietário

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Oportunidades.

  7. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário dos leads que não tiverem proprietário definido.

  8. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  9. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

Nota: o campo Data de criação (Create Date) possui os seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2022
   •   Hora: 12:30:00 PM

 

 

Processo de Migração: Notas e Contatos

Uma vez que os arquivos de Notas de Contas e de Notas de Oportunidades tenham sido escolhidos, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o seu arquivo .CSV de Contatos possui os seguintes campos:
    • ID CRM do Contato
    • Data de criação
    • Descrição da Nota
    • Endereço de E-mail do Proprietário

  2. No respectivo menu suspenso, selecione o delimitador do arquivo .CSV.

  3. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de data do arquivo .CSV.

  4. No respectivo menu suspenso, selecione o formato de hora do arquivo .CSV.

  5. Clique em Escolher um arquivo.

  6. Selecione o seu arquivo .CSV de Contatos.

  7. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário dos leads que não tiverem proprietário definido.

  8. Nas caixas de texto de campos, selecione os campos que você deseja mapear.

  9. Repita conforme necessário para todos os campos aplicáveis.

  10. Clique em Importar.

Nota: o campo Data de criação (Create Date) possui os seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2022
   •   Hora: 12:30:00 PM

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