Organizando Arquivos e Utilizando Convenções de Nomenclatura na SharpSpring – SharpSpring Brasil

A SharpSpring é uma plataforma muito grande e existem muitos recursos contidos nela. A sua experiência geral com a SharpSpring será melhor aproveitada com boas habilidades organizacionais. Sem organização, o conteúdo que você adicionar na SharpSpring pode, pouco a pouco, se tornar confuso e difícil de gerenciar.

Mesmo utilizando somente as ferramentas de organização da SharpSpring - conjuntamente com um planejamento cuidadoso e convenções de nomenclatura - o caos pode se tornar organizado e mais fácil de gerenciar. Este artigo detalha boas práticas para organizar arquivos e utilizar convenções de nomenclatura.

Usuários com acesso:

Administradores
Gerentes de Empresa
Gerentes de Marketing

Práticas de Organização

A organização é uma necessidade absoluta para manter os arquivos gerenciáveis. Apesar de ser melhor começar a organizar os seus arquivos e conteúdo assim que você começa a utilizar a SharpSpring, nunca é tarde demais para começar a arrumar suas coisas. A SharpSpring recomenda o seguinte:

Pastas

As pastas são o principal sistema de organização dentro da SharpSpring. Ao selecionar um item para inseri-lo em uma pasta, pergunta-se se deseja criar uma nova pasta ou selecionar uma pasta existente. As pastas são utilizadas com os seguintes recursos da plataforma:

Etiquetas

As etiquetas são utilizadas a fim de aplicar metadados organizacionais e de busca em alguma coisa na SharpSpring. As etiquetas são utilizadas com os seguintes recursos da plataforma:

Categorias

As categorias são utilizadas de forma diferente na SharpSpring. Considere os seguintes usos das categorias:

A organização ainda não acaba depois de mover arquivos para pastas na SharpSpring. A organização e as práticas de padronização para a nomeação de arquivos, campanhas, etc., traz o mesmo resultado que quando você organiza conteúdos fora da SharpSpring.

Convenções de Nomenclatura

Convenções de nomenclatura são palavras, frases, ou abreviações que são padronizadas para substituir o nome de alguma coisa. As convenções de nomenclatura e cada um de seus padrões dependem de quem os desenvolve, mantém e utiliza. Isso porque toda e qualquer agência e cliente possuem necessidades diferentes.

Desenvolvimento

Ao desenvolver as suas próprias convenções de nomenclatura internas, considere o seguinte:

Certifique-se de documentar tudo. Mesmo que as convenções mudem após um tempo, possuir uma lista mestra das convenções e padronizações lhe permite conferi-las dentro de um instante. Manter essa documentação atualizada também é importante, pois novas convenções poderão ser necessárias.

As convenções de nomenclatura devem ser fáceis de entender para você, seus usuários e o seu público. Caso a convenção de nomenclatura estiver muito técnica, for um termo confuso ou pouco associativo ao que deveria representar, isso irá apenas lhe causar mais problemas. O melhor é manter as coisas do jeito mais simples.

As convenções de nomenclatura devem ficar o mais curto possível, mas também o mais específico possível. Podem haver momentos em que um termo grande seja necessário, mas, em geral, mantenha as convenções de nomenclaturas com frases curtas ou abreviações. As convenções também devem ser uma referência direta ao que pretendem representar.

As convenções de nomenclatura apenas funcionam quando usadas consistentemente. A convenção de nomenclatura cai na inutilidade caso nunca for utilizada ou caso seja utilizada com diversas variações. O importante é manter apenas uma convenção de nomenclatura para cada termo, e continuar utilizando-a.

As convenções de nomenclatura também devem ser capazes de lidar com casos específicos onde precisam ser feitas exceções à regra. Podem haver momentos em que uma convenção de nomenclatura precise haver novos itens atribuídos a ela, ou em que ela precise ser aplicada para outro conteúdo. A convenção de nomenclatura deve ser flexível o suficiente para acomodar variações, tais como FB-P e FB-M para Posts e Mensagens do Facebook. Devem ser curtas e distantes entre si, a fim de não causar confusão.

As convenções de nomenclatura devem ser pesquisáveis e classificáveis. As convenções de nomenclatura são o que aparecerá ao pesquisar metadados e mover arquivos. Fazê-las aparecer como resultados de pesquisas ajuda na hora de procurar conteúdos específicos.

Abreviações

As abreviações são chave para criar nomes curtos e específicos. As abreviações podem transformar uma frase longa em um termo curto, mais fácil de lembrar. Alguns exemplos de abreviações para os conteúdos da SharpSpring e a terminologia de marketing não se limitam a isso, mas incluem:

Esses são exemplos. Você pode utilizar as suas próprias abreviações para diversos itens, conteúdos e terminologias que pertencem à sua empresa em particular. Ao criar abreviações, mantenha-as curtas, simples e fáceis de lembrar.

Metadados de Conteúdos

Metadados são dados que descrevem outros dados. Os metadados também podem ser utilizados como uma terminologia que descreve a sua informação. Ao organizar conteúdos, primeiro identifique todos os parâmetros possíveis de ser utilizados para identificar um item. Separe dois pedaços de conteúdo e decida qual será opcional. Dependendo do caso, os identificadores podem ser:

Tipos de conteúdo
Campanhas
Eventos, itens ou atividades em uma campanha
Datas ou um intervalo de datas
Idioma
Controle da versão

Comece primeiro com as informações mais gerais. Depois, determine as especificidades e como o conteúdo exibirá as suas informações. Considere a seguinte imagem como um exemplo:

IM Banner Triathlon Da Cidade 25-6 POR V1-3

Quando destrinchados até as suas partes basilares, o conteúdo possui a seguinte estrutura:

Existe um significado para a estrutura dos metadados. Destrincha-se como segue:

Salvar os metadados neste tipo de estrutura permite diversas formas diferentes de recuperar o arquivo ao pesquisar ou ao anexar. Enquanto a sua estrutura individual pode variar e detalhar diferentes aspectos de uma coisa, mantenha uma hierarquia informacional semelhante, para manter as coisas padronizadas.

Conectando as Peças

Ao utilizar metadados, é importante manter a estrutura direta e simples o suficiente para pesquisas gerais. Existem várias maneiras de se fazer isso - e você não precisa utilizar todas as formatações de metadados disponíveis. Considere as seguintes convenções de metadados:

Automações

GA TFU Twitter 2018 V01

Grupo de Ação / Campanha do Twitter / 2018 / Versão Um
A primeira versão (v01) de um grupo de ação (GA) que foi utilizada para uma campanha de Twitter realizada em 2018.

WV FB Verão 2018 MFU MQL V03

Workflow Visual / Campanha do Facebook / Nutrição de Leads em Aberto / Verão 2018 / Versão Três
A terceira versão (V03) de um workflow visual (WV) para nutrir (MFU) leads em aberto (MQL) em uma campanha paga de anúncios do Facebook (FB) durante o verão de 2018.

WV E-mail Inteligente FM Solic Demo

Workflow Visual / Solicitação de Demonstração / Formulário
Um workflow visual (WV) enviando um e-mail inteligente para usuários da SharpSpring sobre um formulário de Solicitação de Demonstração (FM).

Campanhas

MS FB Geral

Mídia Social / Facebook / Postagens
Uma campanha para as postagens gerais de mídias sociais (MS) no Facebook (FB).

MS FB AD Inverno 11/2018-03/2019

Mídia Social / Facebook / Anúncio / Novembro de 2018 - Março de 2019
Uma campanha de inverno de mídia social (MS) para um anúncio (AD) pago do Facebook (FB) de Novembro de 2018 a Março de 2019.

E-mails

EM FB Resposta

E-mail / Facebook / Resposta Automática
A resposta de e-mail (EM) quando um lead é adicionado à campanha geral do Facebook (FB).

EM TDF Twitter 1, EM TDF Twitter 2, EM TDF Twitter 3

E-mail / Campanha Twitter / Geração de Leads
Os três e-mails (EM) da campanha para os leads no Topo do Funil (TDF).

Arquivos

VD Previsões Negociações 2020 MP4 POR Final

Vídeo / Previsões / Arquivo .MP4 / 2020 / Português / Versão Final
A versão final de um arquivo .MP4 de um vídeo (VD) sobre as previsões para 2020 das negociações. Escrito em Português (POR).

LP TW AG POR 05-10-2018

Landing Page / Twitter / Página de Agradecimento / Outubro de 2018 / Português
Uma landing page (LP) de agradecimento (AG) para os cliques no Twitter feitos no dia 5 de Outubro de 2018. Escrito em Português.

AI BT Enviar FM PNG

Arquivo de Imagem / Botão / Formulário
Uma imagem .PNG (AI) de um botão (BT) de enviar para formulários (FM).