Sobre as Ferramentas de Migração de CRM

Este artigo fornece informações sobre as melhores práticas para migração de CRM.

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A Ferramenta de Migração de CRM da SharpSpring é projetada para fornecer uma transferência tranquila dos dados de oportunidade e de CRM existentes de sistemas terceiros para a SharpSpring. A ferramenta de Migração de CRM foi criada utilizando a exportação de dados da Salesforce como modelo, mas foi desenhada para contemplar o máximo de diferentes CRMs possível. Levando em conta o número de CRMs - e a variedade de maneiras como eles armazenam e exportam seus dados - a migração nem sempre será possível com a exportação inicial de dados para o sistema preexistente. A integridade e validação dos dados exportados é de responsabilidade do parceiro e do sistema a partir do qual estes dados estão sendo extraídos. O suporte da SharpSpring pode ajudar a avaliar e confirmar os dados necessários e a configuração de formatação que deve ser feita. No entanto, a formatação em si é responsabilidade do parceiro.

A falta de campos obrigatórios resultará em falhas de migração. As entradas que tenham valores em branco para os campos obrigatórios não serão importadas. Se estes campos estiverem ligados a outros arquivos .CSV, isso pode resultar em falhas em vários registros ou mesmo em toda a migração. Durante a migração dos contatos presentes no arquivo .CSV, o sistema tentará encontrar uma conta para um contato com base no ID de CRM da conta ou no nome da conta. Se uma conta não for encontrada, uma nova será criada utilizando o nome da conta ou o ID de CRM da conta - com base no que estiver sendo utilizado no .CSV de contatos. Se você incluiu campos personalizados no cabeçalho da coluna .CSV, que não foram criados na SharpSpring, o conteúdo desses campos não será importado. Certifique-se de criar seus campos personalizados na SharpSpring antes de importar um .CSV contendo campos personalizados, de modo que o conteúdo tenha um destino correto na SharpSpring.

Ao importar oportunidades durante uma Migração de CRM, você pode especificar o estágio da pipeline para a oportunidade. Antes de importar, você deve criar sua pipeline e seus respectivos estágios de pipeline na SharpSpring. Isso ajuda a garantir que as oportunidades sejam categorizadas e importadas tanto para o estágio quanto para a pipeline correta durante a importação.

A Salesforce fornece dois métodos principais para exportação:

• Exportação padrão.
• Exportar com relatórios avançados. 

Exporte os dados da Salesforce usando a exportação padrão. A Salesforce possui um campo chamado Salesforce CRM ID, que possui dezoito caracteres. No entanto, ao exportar dados usando Relatórios Avançados, apenas quinze caracteres são exibidos (os últimos três são truncados). Se você importar dados provenientes do Relatório Avançado, as IDs de CRM truncadas criarão duplicatas, resultando em dados desalinhados tanto para Contas quanto para Oportunidades - e, possivelmente, outros registros. Além disso, ao configurar a sincronização da Salesforce com a SharpSpring depois de migrar uma exportação de relatórios avançados, os registros duplicados serão criados na sua plataforma a partir da sincronização também.

Isso ocorre porque o Salesforce CRM ID (que é o identificador exclusivo para contatos) será diferente nos contatos anteriormente importados (quinze caracteres) e nos contatos sincronizados posteriormente (dezoito caracteres). Ao exportar dados do Salesforce usando a exportação padrão, você reduzirá o risco de redundância para vários contatos.

Eventualmente, quando os usuários exportam seus dados da SalesForce, o código alfanumérico 000000000000000AAA aparecerá. Se este código for migrado para a SharpSpring como identificação da conta nos contatos do .CSV da SalesForce , os valores 000000000000000AAA serão exibidos para todos os nomes de empresas dos contatos. Este valor 000000000000000AAA é uma chave vazia na Salesforce.

Para fazer o download de suas informações na Salesforce, faça o seguinte:

Nota: este processo pode levar até 48 horas para a geração de informações e download.

Ao usar a Ferramenta de Migração de CRM, considere o seguinte:

• Os arquivos .CSV devem ser codificados em UTF-8 e não ASCII.

• Tente sempre para manter os arquivos .CSVs limpos, sem colunas desnecessárias. É mais fácil cometer erros ao lidar com campos extras que ocupam espaço da interface.

• IDs de CRM são tipicamente alfanuméricos, mas os IDs compostos exclusivamente de inteiros também funcionarão.

• Converse com o suporte da SharpSpring, antes do início do processo de migração CRM (por meio do chat em nosso portal). Nossa equipe pode rever seus arquivos .CSVs, antes de importar, para garantir que todos os campos necessários estejam presentes e configurados de forma correta.

• Anote o tempo de importação. Caso os dados dessa importação específica precisem ser eliminados, ter essa informação de data/hora (timestamp) agiliza o trabalho da equipe de suporte.

P: Meu sistema não possui campos de Nome e Sobrenome separados. Eu só tenho um campo Nome que contém um nome completo. Por quê?
R: Nome e sobrenome são campos obrigatórios e devem ser separados. Você pode separar uma coluna de nome completo em duas colunas separadas usando a função Text-to-Columns do Excel ou a planilha da SharpSpring de correção de nome.

P: Meu sistema não usa um ID de CRM. O que eu faço?
R: IDs de CRM são valores numéricos atribuídos a leads, contas e oportunidades. Estes valores são usados como um identificador exclusivo em sistemas como a Salesforce. Se você não possui valores fornecidos pelo seu CRM, você pode simplesmente numerar seus leads em ordem crescente. Para obter informações sobre como executar esta função, consulte este artigo de suporte externo do Excel.

P: Por que não tenho um campo de contato para uma ou mais das minhas oportunidades?
R: Este é um campo obrigatório. A SharpSpring requer valores para todas as oportunidades. Oportunidades que não têm um contato associado não serão importadas. Se você não tiver um campo de contato, é necessário criar (ou fornecer um espaço reservado) antes da importação.

P: Quando eu tiver um valor definido em R$ 1.000, isso causa um erro na importação. Por quê?
R: Você não pode ter vírgulas em qualquer campo do valor de moeda. O .CSV reconhecerá isso como um ponto fim de dados. Para resolver o problema, o valor deve ser definido sem vírgulas - nesse caso, 1000.

P: Não tenho campos separados para "Perdido" e "Ganho". Eu tenho um campo chamado Status que inclui Open, Closed Won, ou Closed Lost. Por quê?
R: Este campo precisa ser separado em dois campos separados: "Is Closed" e "Is Won". Ambos os campos podem ter um valor de 1 (Verdadeiro) ou 0 (Falso).