Como Funciona a Reputação de E-mail

O objetivo final das campanhas de e-mail é engajar leads com conteúdo relevante para gerar a o interesse em aprender mais sobre sua empresa, produto ou serviço. 

Este artigo fornecerá informações sobre a reputação de e-mail e de domínio.

Reputação e Entrega

A reputação e a capacidade de entrega são questões relacionadas. Garantir que o e-mail seja entregue e que o destinatário possa ler é essencial. Essa é a parte mais importante e, ainda assim, incompreendida do processo de envio de e-mail em geral. Os problemas de entrega podem parar interferir até mesmo campanhas bem estruturadas, antes de começarem.

A reputação de e-mail resulta de duas fontes: reputação de IP e reputação de domínio. Além dessas duas métricas, os provedores de serviços de Internet (ISPs) possuem suas próprias métricas, a partir das quais classificam o conteúdo e decidem se a mensagem deve ou não ser entregue à caixa de entrada do lead. Finalmente, há métricas de engajamento personalizadas que influenciam se o e-mail atinge a caixa de entrada ou a pasta spam - com base em como esse destinatário interagiu com e-mails similares no passado.

Os impactos de tais métricas são intencionalmente mantidos em segredo, para evitar que os spammers manipulem o sistema. Mesmo assim, seguir as melhores práticas e entender cada uma das etapas ajudarão a garantir o sucesso de suas campanhas.

Reputação de IP e Domínio

Quando você envia um e-mail utilizando a SharpSpring, a mensagem é enviada via um endereço IP compartilhado. Os ISPs analisam a reputação dos endereços IP, examinando a quantidade de tráfego que está chegando através daquele IP, bem como a quantidade do chamado tráfego ruim enviado por eles. A equipe de Compliance da SharpSpring trabalha incansavelmente para aplicar boas práticas e monitorar endereços IPs associados, assegurando que a saúde deles seja maximizada. Além disso, a equipe monitora o funcionamento dos conjuntos de IPs, os quais são afetados por todos os remetentes que os compartilham.

As métricas que afetam a reputação do IP também afetam a reputação de domínio de remetentes individuais. Historicamente, os spammers podiam enviar e-mail de um determinado IP até tornar a reputação do IP inutilizável, e depois, apenas mudar os IPs e começar novamente. Agora, os ISPs controlam a reputação por IP e domínio, para que os remetentes com uma reputação de domínio ruim experimentem taxas de entrega abaixo da média, independentemente dos endereços IP utilizados.

Resumindo, você enquanto usuário tem uma participação direta na qualidade dos envios. Seguindo melhores práticas de e-mail, você assegura não apenas o funcionamento dos conjuntos de IP da SharpSpring, mas também a saúde do seu domínio no longo prazo.

Sobre Spam Traps

Os ISPs criam armadilhas de spam (spam traps), endereços de e-mail novos ou reciclados de contas antigas e não usadas - e que não se inscreveram para o recebimento de email. Armadilhas de spam são uma das principais ferramentas dos ISPs para rastreio da reputação de IP e de domínio. As melhores práticas de e-mail recomendam que as listas sejam compostas por destinatários que expressamente optaram por receber os e-mails que você envia e que possuem endereços de e-mail válidos.

Quando alguém envia um e-mail para um endereços considerado spam trap, o ISP sabe que o remetente veio através do endereço de e-mail obtido por meio de práticas não recomendadas. Isso pode incluir: compra de listas, bots de coleta de endereços de e-mail ou até mesmo reutilização de listas antigas e desatualizadas que foram mantidas incorretamente. Toda armadilha afeta a reputação de IP e de domínio do remetente. Não só os ISPs criam e mantêm essas spam traps, mas também listas de exclusão de terceiros monitoram suas próprias armadilhas de spam. Se tais armadilhas forem atingidas através de um envio, o IP pode ser incluído na lista de bloqueio e tornado público para ISPs e firewalls de e-mail - filtrando, assim, IPs que são conhecidos por enviar spam.

Enviar um e-mail para estas armadilhas afeta sua reputação, assim como a reputação dos outros remetentes em seu conjunto compartilhado. Esta é uma das muitas razões pelas quais a SharpSpring não permite o uso de listas compradas. Encorajamos a limpeza de listas e a definição de políticas de desengajamento, no sentido de manter os conjuntos de IPs tão limpos quanto possível. Novamente, a equipe de Compliance da SharpSpring monitora de perto os envios feitos para endereços de e-mail que são spam traps, respondendo rapidamente a tais questões.

Filtro de destinatário e de ISP

Após passar no teste preliminar de envio a partir de IP e domínio aceitáveis, as caixas de correio individuais inspecionarão a mensagem e aplicarão seus próprios filtros. Nesta etapa, a caixa e-mail varre o conteúdo do e-mail e decide se ele deve ser aceito, rejeitado ou filtrado como spam. Os detalhes de como o e-mail é classificado são mantidos em segredo por ISPs, mas há algumas diretrizes gerais a serem seguidas para minimizar esse filtro:

• Mantenha seu HTML bem codificado.

• Garanta o uso de uma proporção de imagem-para-texto baixa em seu e-mail - 80% de texto para 20% de imagens é considerado o padrão.

• Revise o vocabulário de seu e-mail, tornando ele conversacional e educacional, ao invés de prioritariamente focado em vendas.

• Evite a inclusão de conteúdos suspeitos, como pontos de exclamação ou utilização em excesso de letras maiúsculas.

• Revise se os links do e-mail não fazem parte de alguma das principais blacklists. Ferramentas como MXToolBox podem ajudar nisso.

• Confirme se o SPF e o DKIM foram configurados corretamente, para que seus e-mails sejam autenticados.

Também, vale a pena notar que o seu destinatário pode ter filtros de vários níveis de exigência. Por exemplo, algumas organizações do governo bloquearão todos os envios que não são de um conjunto de IPs registrados em uma lista específica. Outras organizações bloquearão qualquer e-mail que seja rotulado como um envio em massa, rejeitando e enviando diretamente para a caixa de spam. Pode ser útil revisar seus e-mails não entregues, bsucando identificar empresas ou domínios que possam ter esses filtros restritos.

Filtros de Engajamento

Junto com a filtragem de e-mails - com base no conteúdo inválido ou no histórico de envio inválido -, o engajamento desempenha uma função importante na entrega dos e-mails para a caixa de entrada. Por exemplo, caso um destinatário ficar por um período de tempo sem abrir os e-mails que você envia, a caixa de correio eletrônico dele poderá começar a classificá-los como spam. Isso pode acontecer mesmo que o e-mail em si não tenha acionado qualquer das questões listadas acima.

Lembre-se que, como remetente, você tem muito poucos detalhes sobre o que acontecerá na caixa de entrada do destinatário quando o e-mail enviado for entregue. Você sabe se ele foi aberto, mas não sabe por quanto tempo o destinatário manteve o e-mail aberto. Você não saberá se eles leram até o final, apagaram o e-mail ou marcaram como spam logo após a abertura. Os ISPs, em especial o Gmail, usam todas estas métricas para rastrear como os indivíduos estão interagindo com os e-mails. Assim, conseguem classificar as mensagens como risco de spam, ou se o destinatário deseja receber e-mails futuros deste remetente.

Por esta razão, é muito importante manter as listas atualizadas constantemente. Considere a implementação de uma política de desengajamento. Tal política determina depois de quantas tentativas de engajamento sem interação um destinatário é automaticamente descadastrado. Se você continuar enviando para destinatários desinteressados, você corre o risco de sair da caixa de entrada, sendo considerado como um potencial spam - ou mesmo ter esse endereço de e-mail transformado em uma armadilha de spam, prejudicando ainda mais a sua reputação.

O email marketing é o centro de qualquer estratégia de marketing de conteúdo. No entanto, um e-mail que termina na pasta de spam do destinatário pode resultar na perda de uma oportunidade em potencial.

Por fim, as taxas de spam, bounce e descadastramento precisam estar dentro de um intervalo aceitável. No máximo, a taxa de reclamações de spam não deve exceder 0,1%. Dependendo do ISP, qualquer coisa acima da taxa aceitável terá consequências. As taxas de devolução (bounce) e de descadastramento devem, ambas, serem inferiores a 1%.