Como funcionam entrega de e-mails e as listas de exclusão

A entrega de e-mail pode ser um tanto complexa, envolvendo diversos fatores. Ao se deparar com problemas na entrega, o problema pode não ser explícito em uma primeira análise. Um pequeno transtorno pode causar grandes problemas.

Este artigo fornece respostas para os problemas mais comuns de entrega.

Permissões do Remetente

A permissão é o aspecto mais importante da entrega. Os remetentes devem possuir a permissão dos destinatários. Ao conferir as suas permissões, veja como os leads foram inscritos, e como as suas listas foram adquiridas. A SharpSpring sugere enviar somente para destinatários que explicitamente consentiram com o envio. A SharpSpring não permite que os remetentes utilizem listas compradas, alugadas ou roubadas. A prática de um bom gerenciamento de lista também ajuda a manter o status da permissão.

Além disso, confira se o remetente possui um lembrete de permissão. Os lembretes de permissão são curtos blocos de textos, frequentemente encontrados na parte inferior do e-mail, que esclarecem como os inscritos se inscreveram para receber o e-mail.

Endereços de IP Compartilhados e Dedicados

Todo e-mail, seja qual for o conteúdo ou a sua origem, é enviado a partir de um endereço de IP. Um grupo de endereços de IP é chamado de pool. O tipo de endereço de IP pode impactar a entrega. Na automação de marketing, os endereços compartilhados e dedicados são utilizados:

• Os endereços compartilhados são endereços individuais de IP que são compartilhados por diversos sites em um único servidor.

• Os endereços dedicados são endereços de IP que são ligados a somente um site.

Os endereços compartilhados podem apresentar problemas de entrega, ao passo que todos os sites ligados ao endereço compartilhado podem ser obstruídos por listas de exclusão (blacklisting) ou outros problemas. Por sua vez, esses problemas podem impactar as taxas de entrega (e também a reputação). Com os endereços compartilhados, os endereços de IP ou os pools podem se ligar a um outro remetente com uma péssima reputação. Se tais remetentes forem adicionados em uma lista de exclusão, ou se forem bloqueados, todos os membros do endereço compartilhado, ou do pool, terão o mesmo destino.

Por outro lado, endereços dedicados são ligados diretamente a um site ou a um domínio. Nele, o remetente possui controle total de todos os envios desse endereço dedicado. Isso coloca a responsabilidade totalmente nas mãos do remetente dedicado. Além disso, esse isolamento também serve para proteger os remetentes de influências e consequências externas. Considere também que, ao se ligar somente a um único site, um endereço dedicado se torna outro aspecto da identidade da marca do remetente. Tal reforço da identidade pode ajudar a construir uma confiança para com os remetentes ao enviar e-mails.

Quando a entrega apresenta algum erro, geralmente o problema está nas seguintes questões:

• Se o endereço de IP for dedicado, o problema provavelmente está no remetente individual.

• Se o endereço de IP for compartilhado, o problema provavelmente também está no remetente individual. Entretanto, é possível que outros maus remetentes estejam afetando a reputação do endereço.

Em última instância, os remetentes são responsáveis pela entrega. A questão está no preparo e envio de um e-mail de qualidade por parte do remetente. Os endereços de IP são somente uma parte disso.

Nota: os remetentes da SharpSpring são, por definição, configurados para usar pools de IPs compartilhados. De qualquer forma, você pode pedir um endereço de IP dedicado a qualquer momento. Para maiores informações, entre em contato com os Serviços Profissionais.

Aquecimento de IP

A entrega também pode ser afetada a depender se o endereço de IP foi ou não apropriadamente aquecido. O aquecimento do IP é quando os remetentes vão gradualmente enviando mais e mais e-mails a partir de um endereço ou de um pool.

Se um endereço de IP passa a existir (ou entra em uso após um extenso período de inatividade) e imediatamente começa a enviar um volume massivo de e-mails, os provedores de serviço de Internet (ISPs) são alertados. Pelo fato do volume geral ser levado em consideração quando os ISPs analisam se um endereço de IP ou pools são ou não endereços de spam, é imperativo que se comece "aquecendo" estes endereços "frios".

Os endereços compartilhados não precisam se preocupar com o aquecimento de IP. Os endereços dedicados, no entanto, devem aquecer o endereço para que o endereço de IP possa suportar o volume inteiro de e-mail.

Autenticação

A autenticação possui um papel importante na entrega de e-mail. E-mails não autenticados não serão aceitos pela maiores dos provedores de e-mail, tal como o Gmail. Garantir que os e-mails sejam autenticados é muito importante. Existem diversos fatores que impactam a autenticação, e caso os remetentes não conseguirem enviar e-mails - especialmente aqueles que antes conseguiam -, então, é de grande relevância determinar o status de autenticação.

Primeiramente, a autenticação requer que o remetente possua o SPF e o DKIM configurados. A SharpSpring acredita muito nisso. A partir de fevereiro de 2018, todas as contas da SharpSpring que não estiverem configuradas com o DKIM não poderão enviar e-mails até que o DKIM seja definido e configurado. O DKIM, como uma autenticação de e-mail, transmite aos Agentes de Transferência de E-mails (MTAs) dos remetentes se a SharpSpring possui ou não permissão para enviar o seu e-mail, e também para auxiliar na entrega.

Mesmo que os e-mails sejam autenticados, os endereços de IP ou os pools podem ser impactados por uma má reputação. Os pools de IPs compartilhados, em especial, correm um risco, já que um remetente pode deixar as coisas muito difíceis para todos os outros ao realizar o envio a partir de um pool. Se as reputações estiverem ruins o suficiente, domínios e pools de IP inteiros podem ser bloqueados de enviarem e-mails. É de extrema relevância que os remetentes mantenham uma boa reputação de e-mail.

Listas de Exclusão

Além de tudo isso, links em e-mails - ou até mesmo os próprios e-mails - podem ser parte de uma lista de exclusão. Listas de exclusão são fontes de dados de terceiros que informam os servidores de e-mail se o remetente ou se o conteúdo do e-mail deve ser considerado como spam. Sendo de terceiros, essas fontes de dados não conseguem de fato bloquear e-mails, mas os servidores de e-mail podem escolher aceitar ou rejeitar as recomendações das listas de exclusão.

Existem centenas de listas de exclusão com graus diferentes de sofisticação. Elas variam de uma complexidade de ponta - sistemas de nível empresarial, com o uso de inteligência artificial - até listas de exclusão feitas como hobby por uma pessoa qualquer. Algumas listas de exclusão fornecem dados sobre faixas de IP suspeitos, enquanto outras listam os domínios de envio encontrados no cabeçalho de e-mail. Outras, ainda, listam nomes de domínios encontrados no conteúdo do e-mail, tais como os links clicáveis.

Os filtros de spam geralmente implementam diversas listas de exclusão simultaneamente, a fim de fornecer dados compreensíveis de todas as partes de um e-mail. Os filtros frequentemente ignoram outras listas de exclusão não adequadas, não atualizadas, ou idiossincráticas.

A SharpSpring possui uma equipe dedicada em evitar as listas de exlusão e solucionar o problema nos IPs de envio, para o bem de todos os remetentes da plataforma. Para aprender mais sobre o que você pode fazer para evitar o risco de uma lista de exclusão, confira o artigo de boas práticas de e-mail.

Testando E-mails

É muito importante testar os e-mails, a fim de verificar se esses estão autenticados, em listas de exclusão, ou impactados. A SharpSpring recomenda usar o MxToolBox. O MxToolBox verifica se os registros CNAME estão adequadamente definidos e configurados, se os e-mails possuem conteúdos em listas de exclusão, além de verificar o status geral do domínio de envio. O teste serve principalmente para beneficiar os seus envios.