As migrações de CRM exigem um bom preparo dos dados para garantir o sucesso do processo. É fundamental que os dados que serão importados estejam no formato apropriado, assim a migração pode ser realizada de maneira eficaz e sem atrasos.  Uma formatação mal feita pode gerar falha na importação e/ou dados conflitantes, exigindo retrabalho para corrigir os problemas. Esse trabalho é responsabilidade do cliente e pode levar horas de trabalho.

A Ferramenta de Migração de CRM da SharpSpring funciona com base em um processo de importação de cada uma das cinco áreas possíveis. Isso garante que você adicione os dados corretamente na plataforma com os relacionamentos de dados corretos. Esse artigo detalha como usar a ferramenta de Migração de CRM.

Preparando para migrar

A Ferramenta de Migração de CRM possui padrões de integridade de dados bastante estritos, no sentido de previnir a importação de dados incompletos. Garanta que todos os dados estejam preparados para serem importados na SharpSpring (leads, contatos, contas e oportunidades, etc.).

Importante: lei este artigo em conjunto com o artigo Compreendendo as Ferramentas de Migração de CRM, antes de iniciar o processo. Assim, você garante que tudo ocorra de maneira mais eficiente.

Para preparar o processo de migração de CRM, siga os seguintes passos:

  1. Prepare os arquivos .CSV necessários para a migração.
  2. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Contatos > Importar.
  3. Na página Importar Contatos, clique em ferramenta de migração CRM.
  4. Clique em cada uma das seguintes seções para completar o processo de migração: Introdução, Contas, Contatos, Oportunidades, Campanhas e Notas.

Antes de subir arquivos na Ferramenta de Migração, garanta que os arquivos .CSV possuem os relacionamentos devidamente mapeados.

Se uma oportunidade ou outro tipo de registro é mapeado para um lead ou contato que não existe na SharpSpring, o registro não será importado.

Nota: clique em Omitir seção para pular as seções (opcionais) que não serão necessárias no seu processo de migração de CRM.

Nota: clique em resetar seção para limpar os mapeamentos e subir um novo arquivo .CSV para uma seção.

Processo de Migração: Introdução

  1. Lei todas as instruções com atenção.
  2. Para migrações Salesforce, selecione Esta é uma migração do Salesforce?
  3. Após ler todas as informações, clique em Seção completa.

Processo de Migração: Contas

  1. Garanta que o seu .CSV de Contas possua os seguintes campos: Nome da Conta, Conta ID CRM.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Contas.
  5. Realize o correto mapeamento dos campos.
  6. Clique em Seção completa

Nota: você pode também marcar a opção Crie um campo personalizado para importar a coluna diretamente a um campo personalizado.

Processo de Migração: Contatos

  1. Garanta que o seu .CSV de Contatos possua os seguintes campos: Nome da conta/ID da conta CRM, Contato CRM ID, Endereço de e-mail, Nome, Sobrenome.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Contatos.
  5. Na seção Como devemos lidar com duplicatas?, selecione a opção mais adequada para o seu caso.
  6. Realize o correto mapeamento dos campos.
  7. Clique em Seção completa.

As Contas presentes no .CSV de Contatos devem existir previamente na SharpSpring, ou no .CSV de Contas importado no passo anterior.

Nota: você pode também marcar a opção Crie um campo personalizado para importar a coluna diretamente a um campo personalizado.

Nota: ao sincronizar com a Salesforce, mapeie apenas os campos que vão guardar informações em seus contatos. Não é necessário mapear todos os campos personalizados existentes em seu arquivo .CSV.

Processo de Migração: Oportunidades

  1. Garanta que o seu .CSV de Oportunidades possua os seguintes campos: Nome da conta/ID da conta CRM, Montante, Data de fechamento, Fechado, CRM ID da oportunidade, Nome da oportunidade, Endereço de e-mail do proprietário, Endereço de e-mail do contato principal/ID de contato do CRM, Probabilidade, Nome da etapa, Ganho.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Oportunidades.
  5. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário das oportunidades que não tiverem proprietário definido.
  6. Realize o correto mapeamento dos campos.
  7. Clique em Seção completa.

Nota: todos os campos obrigatórios devem possuir um valor, não podem estar em branco.

Nota: o campo Data de fechamento (Close Date) é um campo do tipo DateTime que contem data e hora, nos seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2019
   •   Hora: 12:30:00 PM

Nota: os valores dos campos Fechado e Ganho podem ser 1 (True) ou 0 (False).

Nota: não inclua os seguintes caracteres, caso contrário haverá erro na importação:
   •   Vírgulas (,) em campos de valor monetário.
   •   Símbolos monetários ($, R$, etc.) em campos de montante.   •   Percentuais (%) em campos de probabilidades.

Nota: você pode também marcar a opção Crie um campo personalizado para importar a coluna diretamente a um campo personalizado.

Alguns pontos a serem considerados na importação

  • O sistema irá checar a sua instância se existe os nomes de estágio indicados na planilha. Caso não exista, o estágio será criado.
  • Se você estiver importando estágios para diferentes pipelines, você deve criar os pipelines previamente na SharpSpring. Isso vai garantir que os estágios sejam adicionados aos pipelines corretos.

Processo de Migração: Campanhas

As Campanhas também podem ser importadas para a SharpSpring, sendo relacionadas aos Contatos e às Oportunidades as quais estão relacionadas. Este processo, contudo, é um pouco mais complexo e exige três arquivos .CSV separados: Campanhas, Campanhas e Contatos, Campanhas e Oportunidades.

Para iniciar o procedimento de importação de Campanhas, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Campanhas possua os seguintes campos: ID do CRM da campanha, Nome da Campanha.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Campanhas.
  5. Realize o correto mapeamento dos campos.

Processo de Migração: Campanhas e Contatos

Uma vez que o arquivo de Campanhas tenha sido escolhido, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Campanhas e Contatos possua os seguintes campos:  ID do CRM da campanha, ID do CRM do contato, Primeira data associada do integrante.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Campanhas e Contatos.
  5. Realize o correto mapeamento dos campos.

Importante: ainda que o ID do CRM da campanha e o ID do CRM do contato possam ser os mesmos em diferentes colunas do arquivo .CSV, a migração não irá funcionar se o mesmo ID do CRM repete-se em uma mesma coluna do .CSV.

Processo de Migração: Campanhas e Oportunidades

Uma vez que os arquivos de Campanhas e de Campanhas e Contatos tenham sido escolhidos, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Campanhas e Oportunidades possua os seguintes campos:  ID do CRM da campanha, ID do CRM de Oportunidade.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Campanhas e Oportunidades.
  5. Realize o correto mapeamento dos campos.
  6. Clique em Seção completa.

Processo de Migração: Notas

A ultima etapa do processo de migração é opcional. Se você não quiser importar notas, clique em Ignorar seção e importar.

Para iniciar o processo de importação de Notas, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Contas possua os seguintes campos: CRM ID da conta, Data de criação, Nota, Endereço de e-mail do proprietário.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Contas.
  5. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário das notas que não tiverem proprietário definido.
  6. Realize o correto mapeamento dos campos.

Nota: o campo Data de criação (Create Date) possui os seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2019
   •   Hora: 12:30:00 PM

Note: duas notas da mesma oportunidade ou conta não podem ter a mesma data e hora. Isso irá gerar um conflito e somente a última nota será importada.

Processo de Migração: Notes and Opportunities

Assim que o arquivo de Notas de Contas tenha sido escolhido, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Oportunidades possua os seguintes campos: Data de criação, Nota, CRM ID da oportunidade, Endereço de e-mail do proprietário.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Oportunidades.
  5. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário das notas que não tiverem proprietário definido.
  6. Realize o correto mapeamento dos campos.

Nota: o campo Data de criação (Create Date) possui os seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2019
   •   Hora: 12:30:00 PM

Processo de Migração: Notas e Contatos

Uma vez que os arquivos de Notas de Contas e de Notas de Oportunidades tenham sido escolhidos, faça o seguinte:

  1. Garanta que o seu .CSV de Contatos possua os seguintes campos: CRM ID do contato, Data de criação, Nota, Endereço de e-mail do proprietário.
  2. Na seção Carregamento de Arquivo .CSV, selecione um delimitador.
  3. Clique em Escolher um arquivo.
  4. Selecione o seu arquivo .CSV de Contatos.
  5. Na seção Proprietário Padrão, selecione quem será o proprietário das notas que não tiverem proprietário definido.
  6. Realize o correto mapeamento dos campos.
  7. Clique em Importar.

Nota: o campo Data de criação (Create Date) possui os seguintes formatos:
   •   Data: 01/20/2019
   •   Hora: 12:30:00 PM

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