A sincronização de e-mail é uma ferramenta poderosa que permite conectar sua caixa de entrada à SharpSpring. Uma vez ativada, qualquer e-mail que você enviar por meio dessa caixa de entrada e qualquer E-mail Inteligente que você enviar da SharpSpring será registrado. Dessa forma, você pode acompanhar os e-mails de sua equipe e de sua equipe com seus leads. Este artigo fornecerá detalhes e informações sobre como sincronizar seu e-mail à Sharpspring.

Como funciona o SMTP

Ao enviar um E-mail Inteligente, o SMTP é a parte do processo que envia e-mails que estão sendo enviados para um servidor de e-mail. POP e IMAP são a outra metade do processo, que recupera e-mails de um servidor.

Para o SMTP, o servidor de e-mail fará o seguinte:

  • Determinar se um remetente de e-mail tem autoridade ou direito para enviar um e-mail.
  • Enviar o e-mail solicitado, se possível.
  • Devolver mensagens não entregues ao remetente.

Os servidores de e-mail SMTP dividem os endereços de e-mail em duas partes: o ID do destinatário e o nome do domínio. Em um endereço de e-mail, o ID do destinatário é o nome do alias de identificação que vem antes do símbolo @. O nome de domínio é o domínio do provedor de e-mail, que vem depois do símbolo @.

Considere o seguinte endereço de e-mail: [email protected]. Neste endereço de e-mail, e-usuariodeemail2000 é o ID do destinatário e email.com é o nome do domínio.

Ao enviar um E-mail Inteligente, um servidor de correio SMTP tentará localizar o servidor de e-mail de destino que compartilha o nome de domínio (o e-mail que você sincronizou).

Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para [email protected], o servidor SMTP localizará o servidor de e-mail email.com e enviará o e-mail para lá. Para fazer isso na SharpSpring, primeiro você terá que configurar a Sincronização de E-mail.

Limitações do SMTP

Embora o processo de envio via SMTP seja basicamente o mesmo em diferentes provedores de e-mail, a quantidade de e-mails que podem ser enviados, bem como outros recursos disponíveis, pode variar substancialmente de provedor para provedor. Essas limitações estão ligadas principalmente a limites para o envio, de uma forma ou de outra. 

Esses limites podem incluir:

  • O número máximo de destinatários que podem ser definidos.
  • Tamanho geral do arquivo de um e-mail.
  • Quantos e-mails podem ser enviados a uma taxa diária ou por hora.

Quando estes limites são excedidos, você não poderá enviar e-mails até que os mesmos sejam redefinidos. É importante entender que essas limitações são salvaguardas e destinam-se a limitar o número de e-mails enviados por meio de servidores SMTP. Essas salvaguardas estão em vigor para proteger a reputação do remetente. Como sempre, o envio de muitos e-mails pode fazer parecer que você está enviando spam ou abusando de seus privilégios de envio.

Os principais provedores de e-mail têm diferentes limitações de SMTP. Esteja ciente de que essas limitações estão constantemente mudando e que as informações a seguir podem estar desatualizadas. Para mais informações, consulte a política SMTP do seu provedor de e-mail.

Compreendendo a Sincronização de E-mail

Quando a Sincronização está ativada, a Sharpspring examina a caixa de entrada / saída do cliente habilitado e localiza correspondências para os endereços de e-mail atualmente no sistema. Todas as conversas serão puxadas no momento da configuração.

Se o lead já existir na SharpSpring e a sincronização for ativada, os e-mails históricos entre você e esse lead serão registrados na plataforma, caso haja e-mails para esse lead na pasta Enviados do seu e-mail. Se você ativar a sincronização e adicionar o lead depois, nenhum e-mail histórico entre você e esse lead será registrado. Nesse caso, apenas os e-mails futuros aparecerão na Vida do Lead.

Quando um usuário tem o e-mail sincronizado, qualquer E-mail Inteligente será enviado através de sua caixa de correio sincronizada. Isso permite uma melhor entrega de e-mail e uma comunicação pessoal e mais próxima. Por exemplo, se você estiver enviando um E-mail Inteligente e seu e-mail sincronizado for [email protected], o destinatário receberá o e-mail da sua conta sincronizada - Gmail, neste caso - e não um domínio da SharpSpring.

Configurando a Sincronização de Mensagens

Para configurar a Sincronização de E-mail e o rastreamento de provedores predefinidos, faça o seguinte:

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
  2. No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sobre a sincronização.
  3. Selecione uma das seguintes opções na janela exibida: Gmail, Office365 ou Outlook.
  4. Na caixa de texto Nome de usuário, insira o nome de usuário do provedor de e-mail selecionado.
  5. Na caixa de texto Senha, insira a senha do provedor de e-mail selecionado.
  6. Clique em Conectar.
  7. Clique em Fechar.

Depois de salvar as configurações da sua conta, a SharpSpring começará imediatamente a sincronizar sua caixa de correio. Dependendo do número de e-mails, isso pode levar algum tempo.

Uma vez que a sincronização tenha sido configurada, seus e-mails inteligentes serão enviados do seu domínio conectado e não da SharpSpring. Por exemplo, se a sua sincronização de e-mail estiver configurada para o Gmail, os e-mails inteligentes enviados da SharpSpring virão realmente do seu endereço de e-mail do Gmail.

Configurando a Sincronização de E-mail Personalizada

A SharpSpring também permite monitorar contas habilitadas para IMAP. Para configurar a sincronização de e-mail e o rastreamento para provedores não predefinidos na SharpSpring, faça o seguinte:

Configurando a sincronização de IMAP

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
  2. No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sincronização de e-mail.
  3. Selecione Personalizado.
  4. Desça até a seção Conta de Sincronização IMAP.
  5. Na caixa de texto Nome de usuário, insira o nome de usuário do provedor de e-mail que você está usando.
  6. Na caixa de texto Senha, insira a senha do provedor de e-mail que você está usando.
  7. Na caixa de texto Hostname, insira o nome do host para o provedor de e-mail que você está usando.
  8. Na caixa de texto Porta, insira o número da porta do provedor de e-mail que você está usando.
  9. Se necessário, clique no botão Usar TLS?

Configurando a Sincronização de SMTP

  1. Depois de definir as configurações de sincronização do IMAP, desça até a seção Sincronização do SMTP.
  2. Na caixa de texto Nome de usuário, insira seu endereço de e-mail associado a esse provedor.
  3. Na caixa de texto Senha, insira a senha associada ao endereço de e-mail que você inseriu.
  4. Na caixa de texto Hostname, insira o nome do host SMTP do provedor.
  5. Na caixa de texto Porta, insira a porta SMTP do provedor.
  6. Se necessário para o provedor de e-mail específico, clique no botão Usar TLS?
  7. Clique em Conectar.
  8. Clique em Fechar.

Importante: ao usar uma conta IMAP personalizada, verifique se a conta está ativada para que o IMAP seja compatível com a sincronização. Além disso, confirme se as informações do seu e-mail estão corretas. Não fazê-lo pode inviabilizar a integração da sua conta.

Nota: Para obter informações sobre o nome do host e os parâmetros de porta do seu provedor, entre em contato com o administrador.

Uma vez que a sincronização tenha sido configurada, seus e-mails serão enviados de outros domínios que não o domínio SharpSpring.

Para mais informações sobre como configurar a Sincronização de E-mail com provedores que não estão predefinidos na SharpSpring, consulte o artigo Configurando a Sincronização de E-mail na sua Conta.

Desativando a Sincronização 

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
  2. No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sobre a sincronização.
  3. Clique em Desconectar.
  4. Clique em Sim.

Depois que sua sincronização de e-mail for removida, você precisará inserir novas informações para que o SMTP e outros recursos de sincronização sejam ativados.

Além disso, depois de desabilitar a sincronização, os administradores eventualmente verão aparecer novamente o link Sua sincronização de e-mail está pendente na barra de ferramentas superior. Sincronize novamente, conforme necessário.

Validando o Status de Sincronização de E-mail

Você pode saber se a ativação da sincronização de e-mail foi bem-sucedida de forma rápida e fácil.

Depois de habilitar o Mail Sync para uma conta de usuário, o endereço de e-mail usado para o Mail Sync será atualizado com uma cor e status.

Um endereço de e-mail usado para o Mail Sync vinculado à conta será atualizado com um dos três status:

Para obter mais informações sobre como solucionar problemas de erros de sincronização de e-mail, consulte o seguinte artigo.

Ajustando Limites da Caixa de Correio

O número de caixas postais IMAP definidas para sua conta pode ser encontrado nas Configurações do usuário. Você será cobrado US $ 12 por mês para cada caixa de correio adicional, além de suas caixas de correio IMAP alocadas.

Os administradores podem ajustar quantas caixas de correio gostariam de permitir a sincronização em sua instância. Para definir limites de caixa de correio, faça o seguinte:

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
  2. No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sincronização de e-mail.
  3. Na caixa de texto Quantas caixas de correio..., insira o número máximo que você deseja sincronizar para sua empresa.
  4. Clique em Salvar alterações.

As agências podem limitar o número de caixas de correio sincronizadas do cliente. Para mais informações, consulte o artigo Gerenciando Serviços de Clientes e Permissões.

Adicionando Leads à Blacklist

Se você não quiser que contatos específicos ou empresas tenham suas comunicações registradas nas respectivas Vida do Lead, faça o seguinte:

  1. Na barra de ferramentas superior da SharpSpring, clique em Configurações do Usuário > Configurações.
  2. No painel esquerdo, sob Minha conta, clique em Sincronização de e-mail.
  3. Clique na aba Email Blacklist.
  4. Adicione o contato, e-mail ou domínio da empresa.
  5. Clique no botão + Add correspondente.
  6. Clique em Salvar alterações.

Por padrão, o domínio de e-mail da sua própria empresa já está na blacklist. Se você quiser desabilitar essa configuração (que não é recomendada), na parte inferior, clique em Perfil da empresa

Endereços IP SharpSpring

A Sincronização de E-mail SharpSpring permite que você visualize e acompanhe todas as conversas de e-mail pessoais com seus leads. Se você estiver sincronizando com um cliente de e-mail habilitado para IMAP, poderá precisar de acesso aos IPs que a SharpSpring usa para se conectar a determinados servidores de e-mail. Esses são IPs estáticos dedicados explicitamente à sincronização IMAP e não serão alterados.

Abaixo está uma lista dos endereços IP de sincronização do IMAP que a SharpSpring usa:

  • 104.196.23.163
  • 104.196.24.90
  • 104.196.55.155
  • 104.196.134.176
  • 104.197.128.1
  • 104.197.144.255

Perguntas Frequentes

P: O SMTP impede spam ou phishing?
R: Por si só, não. No entanto, embora não sejam de forma alguma infalíveis, os servidores de correio utilizam salvaguardas para ajudar a lidar com e-mails potencialmente problemáticos. Essas salvaguardas incluem, mas não estão limitadas a:

P: O que representa SMTP para o E-mail Inteligente?

R: Depois de configurar a sincronização, o E-mail Inteligente será enviado através da sua caixa de entrada sincronizada.

P: Se eu sou um administrador, posso configurar a Sincronização de E-mail para outros usuários ou para toda a minha equipe?

R: Não. Cada usuário precisa efetuar o login e seguir essas etapas. Isso ocorre porque a sincronização vincula seu próprio endereço de e-mail ao endereço de e-mail do usuário usado para efetuar login. Assim, cada usuário deve estar logado para configurar sua própria sincronização de e-mail.

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