Construído ao redor das atividades diárias dos usuários, o Gerenciador de Tarefas facilita a criação e conclusão de tarefas. Ligue ou envie e-mails para os leads sem sair do Gerenciador, ou relacione contatos e oportunidades para maiores informações. Tudo em um só lugar!

Este artigo fornece uma visão geral das funcionalidades do Gerenciador de Tarefas.

Acessando o Gerenciador de Tarefas

Você pode acessar o Gerenciador de Tarefas a qualquer momento e a partir de qualquer lugar da SharpSpring, clicando no ícone localizado na barra de ferramentas superior.

Por padrão, o ícone do Gerenciador de Tarefas é uma marca de verificação. Contudo, se você possui tarefas pendentes ou atrasadas, o ícone será um número.

É possível clicar em qualquer um deles para abrir o Gerenciador de Tarefas.

A janela do Gerenciador de Tarefas

O Gerenciador de Tarefas fornece as seguintes informações sobre todas as tarefas pendentes ou atrasadas que estão atribuídas ao seu usuário. Você pode navegar pela lista de tarefas, filtrando os parâmetros de data e propriedade.

  • Tipo de tarefa
  • Nome da tarefa
  • Data de vencimento da tarefa
  • Leads e suas respectivas pontuações, caso sejam parte da tarefa

Clique na opção Todas as tarefas para filtrar as tarefas que vencem:

  • Hoje
  • Amanhã
  • Esta semana
  • Este mês

Clique na opção Todos os tipos de tarefas para filtrar as tarefas por tipo.

Independente do tipo, tarefas com leads associados apresentam a foto e a pontuação do lead.

Os tipos de tarefas disponíveis são os seguintes:

Você pode refinar a busca no campo de busca - pelo nome da tarefa. Por padrão, as tarefas serão mostradas em ordem cronológica, com as tarefas cuja data de fechamento está mais próxima aparecendo primeiro.

É possível, ainda, selecionar por Data de vencimento ou Nome da tarefa para classificar as tarefas. 

Ao clicar na aba Feed de atividade, você consegue acessar a funcionalidade do Feed de Atividades.

Para Administradores: Tarefas de todos os usuários

Administradores possuem acesso que os permitem ver todas as tarefas atribuídas a usuários de uma instância da SharpSpring.

Ao clicar em Minhas Tarefas, será exibida uma lista de todos os usuários de sua instância.

Ao clicar no nome de um usuário, as tarefas atribuídas a ele serão exibidas.

Abrindo Oportunidades a partir do Gerenciador de Tarefas

Se a sua tarefa criada possui uma oportunidade associada, você pode abrir a oportunidade a partir do Gerenciador de Tarefas.

Tarefas com oportunidades não possuirão o nome do lead. Estas tarefas, ao invés disso, irão mostrar o nome da oportunidade e o valor esperado da oportunidade.

Para tarefas com oportunidades, o ícone > Abrir não abrirá o Registro de Contato. Ao invés disso, o ícone irá abrir a oportunidade associada à tarefa.

Esteja ciente que apenas a oportunidade associada à tarefa será aberta, e não outras oportunidades a que o lead esteja associado.

Criando Novas Tarefas

  1. Clique em + Tarefa na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Selecione a data desejada no campo Selecione uma data.
  3. Selecione um horário desejado no campo Selecione um horário.
  4. Selecione o tipo de tarefa no campo Selecione o tipo de tarefa: Geral, E-mail, Reunião, Chamada.
  5. Opcionalmente, insira o nome de um lead no campo Procurar leads.
  6. Opcionalmente, selecione uma oportunidade da qual o lead faz parte no menu Selecione uma oportunidade.
  7. Insira o título para a tarefa no campo Título.
  8. Designe a tarefa para um usuário no menu Responsável.
  9. Opcionalmente, selecione Enviar convite de calendário.
  10. Opcionalmente, insira uma nota de tarefa no campo Nota.
  11. Clique em OK.

As tarefas criadas serão mostradas em ordem cronológica no Gerenciador de Tarefas.

Editando Tarefas

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em Opções > Editar Tarefa.
  3. Realize as edições necessárias na tarefa.
  4. Clique em OK.

Tarefas que possuem suas datas ou horários alterados irão mover para cima ou para baixo em sua lista de tarefas, por ordem cronológica. Tarefas que possuem seus usuários designados alterados irão mover para a lista de tarefas do usuário em questão.

Editando em Massa

O Gerenciador de Tarefas também possibilita reatribuir ou deletar diversas tarefas de uma só vez.

Reatribuição em Massa

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique no checkbox ao lado do lead associado.
  3. Repita quantas vezes for necessário.
  4. Clique em Reassign.
  5. Selecione o usuário desejado no menu de usuários.
  6. Clique em OK.
  7. Clique em Reassign.

Nota: clique no checkbox ao lado do número total de tarefas ou em Selecionar Todas, para selecionar todas as tarefas disponíveis. Clique em Limpar Seleção, para desmarcar todas as tarefas selecionadas.

Exclusão em Massa

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique no checkbox ao lado do lead associado.
  3. Repita quantas vezes for necessário.
  4. Clique em Deletar (ícone da lixeira).
  5. Clique em Deletar.

Nota: clique no checkbox ao lado do número total de tarefas ou em Selecionar Todas, para selecionar todas as tarefas disponíveis. Clique em Limpar Seleção, para desmarcar todas as tarefas selecionadas.

Deletando Tarefas

  1. Passe o mouse por uma tarefa na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em Opções > Deletar Tarefa.
  3. Clique em Deletar.

Esteja ciente que deletar tarefas é uma ação permanente. Quaisquer notas associadas com a tarefa também serão deletadas.

Escrevendo Notas de Tarefas

Embora você possa escrever notas para uma tarefa ao criar ou editar uma tarefa, você pode inserir diretamente notas para uma certa tarefa da janela principal do Gerenciador de Tarefas.

  1. Clique em uma tarefa, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Insira uma nota no campo Digite uma nota de tarefa.
  3. Selecione uma das seguintes opções, na caixa de seleção Marcar como completo: seleção marcada (marca a tarefa como completa e remove ela da lista de tarefas), seleção desmarcada (tarefa em aberto, permanece como ativa no Gerenciador).
  4. Clique em Adicionar nota.

Uma vez que uma nota tenha sido inserida numa tarefa, o ícone Nota irá aparecer próximo ao prazo da tarefa.

Notas de tarefas são listadas em ordem cronológica reversa, com a nota mais recente aparecendo no topo da lista.

Nota: fechando a caixa da Nota com um texto que não foi salvo no Gerenciador de Tarefas não irá deletar o texto inserido. Entretanto, navegar fora da janela do Gerenciador de Tarefas irá deletar todo o texto de nota não salvo.

Editando Notas de Tarefas

Notas de tarefas podem ser editadas tanto através do lead quanto da oportunidade associada.

Editando via Gerenciador de Contatos

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa que contenha nota, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em > Abrir.
  3. Localize a seção de Tarefas futuras no Registro do Contato.
  4. Clique na tarefa com nota.
  5. Localize a nota desejada sob a caixa de texto Nota.
  6. Clique em Opções > Editar Tarefa.
  7. Edite o conteúdo da nota.
  8. Clique em Salvar para salvar as edições ou Reverter para descartar as edições.

Nota: tarefas com oportunidades associadas não irão abrir no Registro do Contato. Você irá precisar localizar o contato no Gerenciador de Contatos para editar notas de tarefas destes contatos.

Editando via Oportunidades 

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa que contenha nota, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em > Abrir.
  3. Clique na tarefa com nota.
  4. Clique em Opções > Visualizar/Editar Tarefa.
  5. Passe o mouse sobre nota desejada.
  6. Clique em Editar Nota.
  7. Edite o conteúdo da nota.
  8. Click Atualizar Nota

Excluindo Notas de Tarefas

Notas de tarefas podem ser editadas tanto através do lead quanto da oportunidade associada.

Deletando via Gerenciador de Contatos

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa com nota, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em > Abrir.
  3. Localize a seção de Tarefas futuras no Registro do Contato.
  4. Clique na tarefa com a nota.
  5. Localize a nota desejada sob a caixa de texto Nota.
  6. Clique em Opções > Deletar Tarefa.
  7. Clique em OK.

Deletando via Oportunidades

  1. Passe o mouse sobre uma tarefa com nota, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em > Abrir.
  3. Localiza a tarefa com nota.
  4. Clique em Opções > Visualizar/Editar Tarefa.
  5. Passe o mouse sobre nota desejada.
  6. Clique em X Deletar.
  7. Clique em Sim, Deletar Nota

Marcando Tarefas como Completas

Assim que concluir uma tarefa, você pode removê-la de sua lista de tarefas. Dependendo do tipo de tarefa, isso pode ser feito de diferentes maneiras.

Marcando Tarefas de E-mail, Geral ou de Reunião como Completas 

  1. Clique em uma tarefa de e-mail, geral ou de reunião, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Opcionalmente, insira uma nota no campo Nota.
  3. Clique na caixa de seleção Marcar como completo.
  4. Clique em Marcar como completo.

Marcando Tarefas da Chamada como Completas

  1. Clique na tarefa de chamada, na janela do Gerenciador de Tarefas.
  2. Clique em Marcar como completo.
  3. Selecione ou Recebidas ou Efetuadas, no menu Selecione o tipo de chamada.
  4. Selecione Falou com o contato, Deixou uma mensagem, ou Sem resposta, no menu Selecione um resultado.
  5. Opcionalmente, insira uma nota no campo Nota.
  6. Clique em Marcar como completo.

Opções de Tarefas

Quando interagir com tarefas, haverá diferentes opções disponíveis no menu Opções. O menu possui as seguintes ações disponíveis:

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